Capgemini NL blog

Capgemini NL blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Digitaliseren ‘into the box?’

Categorie: Digitale Overheid

 

De overheid gaat ambitieus door met de digitalisering van de dienstverlening. Berichtenboxen en Mijn-omgevingen stellen de burger en ondernemer in staat op veilige en betrouwbare manier met de overheid te communiceren. Elke dienstverlener heeft inmiddels eigen portalen ingericht waar via Digid, of eHerkenning toegang wordt gekregen tot die veilige omgevingen. Maar vaak eindigen de dienstverleningsprocessen gewoon op de deurmat in een envelop. Het digitaliseren van een papieren brief omvat meer dan alleen het koppelen van systemen aan landelijke voorzieningen. 

In het regeerakkoord “Bruggen slaan” (2013) staat dat ondernemers uiterlijk in 2017 op digitale wijze zaken kunnen doen met de overheid. Het regeerakkoord stelde dat de dienstverlening door overheden beter moest worden. Er zou een eenmalige gegevensuitvraag voor ondernemers komen die gebruik maken van het Ondernemingsdossier om bedrijfsgegevens uit te wisselen met de overheid. De plannen worden op dit moment bijgesteld. Ondernemingsdossier en Berichtenbox voor bedrijven worden omgebouwd tot MijnOverheid voor Ondernemers. Een eerste resultaat zal in 2017 landelijk worden gepresenteerd.


De ontwikkeling van deze voorzieningen en het digitaal zaken doen zijn in 2004 reeds in wetgeving verankerd. Later is de wet op punten geactualiseerd. In de wet staat dat elektronisch verkeer is toegestaan voor communicatie mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.


Wat zegt de Algemene Wet Bestuursrecht?
 

De onderstreepte woorden houden meer in dan menig overheidsorgaan denkt. Dit artikel gaat over de aansluiting op de veilige berichtenboxen.
 

Hoofdstuk 2: Verkeer tussen burger en bestuursorgaan
 

Afdeling 2.3: Verkeer langs elektronische weg
 

 Algemene Wet Bestuursrecht Art2:14
 

1: Een bestuursorgaan kan een bericht dat tot een of meer geadresseerden is gericht, elektronisch verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is;

2: Tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, geschiedt de verzending van berichten die niet tot een of meer geadresseerden zijn gericht, niet uitsluitend elektronisch;

3: Indien een bestuursorgaan een bericht elektronisch verzendt, geschiedt dit op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.


 

Digitaal erin, dan ook digitaal eruit?

De informatisering van de overheid is reeds jaren in grote mate gericht op eenmalige gegevensuitvraag en slimme digitale loketten. Veel aandacht gaat uit naar het vindbaar maken van producten en diensten, voorinvullen van formulieren door middel van hergebruik van gegevens uit de basisregistraties in de portalen en het creëren van voorzieningen voor het vergemakkelen van de structureren van input. Ook het gebruik van “Mobil apps” om gegevens uit te wisselen met de communicatie met de overheid groeit gestaag. De grote overheidsdienstverleners  hebben, om gehoor te geven aan de eerder genoemde Awb veelal “mijn-omgevingen” ontwikkeld, waarin op een veilige betrouwbare wijze de producten aangevraagd kunnen worden. Op de mijn-omgevingen wordt vaak ook gepersonaliseerde informatie gedeeld over de voortgang van onderhanden zaken zoals subsidies- en vergunningaanvragen. Met de komst van MijnOverheid voor Burgers (MOvBu) worden de verschillende “mijn-omgevingen” zoveel mogelijk met single-sign-on gekoppeld. Zo kan men snel toegang krijgen tot Belastingdienst en RDW-gegevens. In 2017 en daarop volgende jaren zijn er nog meer plannen in de maak om de bereikbaarheid van de overheid te verbeteren. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft met de Digitale Agenda 2020 plannen gemaakt voor de verdere inzet van de MijnOverheid Berichtenbox en het gebruik van de GDI-bouwstenen.

Het Ministerie van Economische Zaken heeft met MijnOverheid voor Ondernemers (MOvO) grootse plannen om het digitaal zaken doen met de overheid te verbeteren. De basis voor MOvO is de berichtenbox voor bedrijven en het Ondernemersdossier. De overheid beseft dat er lang nagedacht is over het elektronisch loket voor gestructureerde ingaande berichten, maar  veel processen eindigen nog te vaak in een papieren document en wordt traditioneel via de post thuis of “op de zaak” afgeleverd.

In veel processen wordt ook regelmatig email als digitaal kanaal gebruikt, maar daar zitten risico’s aan. Email wordt volgens wetgeving niet als betrouwbaar kanaal beoordeeld voor het versturen van vertrouwelijke stukken of stukken waar rechtsgevolg aan zitten. Daarnaast is een emailadres vluchtiger dan een woonadres en is een groot deel van de infrastructuur die een email passeert niet transparant. Daarom moet de burger of de ondernemer nog regelmatig de ordner uit de kast halen om documenten op te bergen, of zelf een en ander scannen om het elektronisch op te slaan.

Maar dit gaat veranderen. De kanaalkeuze zal in toenemende mate door de burger en het bedrijfsleven worden bepaald. De burger én de ondernemer kunnen nu kenbaar maken elektronisch te willen communiceren met de overheid. Lukt het de overheid om de output  ‘voldoende betrouwbaar’ en ‘vertrouwelijk’ bij de burger en ondernemer af te leveren?

Berichtenboxen

De overheid heeft gekozen voor berichtenboxen, om invulling te geven aan de wettelijke eis om voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk met de burger en ondernemer te communiceren. De berichtenboxen hebben echter verschillende achtergronden en daardoor ook verschillende functionaliteiten.

De grootste uitvoeringsorganisaties Belastingdienst en de RDW zijn technisch én juridisch ver gevorderd in het digitaliseren van de output door beschikkingen en besluiten gericht aan burgers naar de MOvBu te sturen. Al 130 organisaties maken gebruik van de berichtenbox en sturen naar verwachting 75 miljoen berichten naar de burger, zo meldde Logius onlangs op een voorlichtingsdag.

De berichtenbox voor bedrijven is ontwikkeld om te voldoen aan de Europese Dienstenrichtlijn, om ondernemers die gevestigd zijn in de Europese Economische Ruimte (inclusief Nederland) in staat te stellen op één plaats te kunnen communiceren met de Nederlandse overheid. Het Ministerie van Economische Zaken zet veel energie in de doorontwikkeling en uitrol van de Berichtenbox voor bedrijven (spoedig geïntegreerd met het nieuwe MOvO).  Het EZ-programma Elektronische Dienstverlening Uitvoeringsorganisaties heeft enkele pilots uitgevoerd met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en NVWA om bronsystemen te koppelen aan de berichtenbox voor bedrijven. In 2016 heeft RVO al enkele duizenden berichten bij intermediairs van ondernemers succesval afgeleverd in hun berichtenboxen.

De berichtenbox voor bedrijven biedt een aantal voordelen ten opzichte van andere kanalen zoals post en email:

  • de bezorging via de berichtenbox is digitaal en rechtsgeldig. De overheid hoeft niet langer een papieren exemplaar op te sturen om aan haar verplichtingen te voldoen. Dit is juridisch gewaarborgd in de Awb;
  • de berichtenbox is een beveiligde omgeving, o.a. toegankelijk via eHerkenning authenticatie;
  • Reguliere e-mailtoepassingen worden via het publieke internet aangeboden met eigen identiteits- en authenticatiemiddelen. Berichten tussen de berichtenboxen van bedrijven en overheidsinstanties blijven binnen de beveiligde berichtenbox omgeving met een hoge beschikbaarheidgarantie;
  • berichten verstuurd vanuit de berichtenbox zijn met zekerheid afgeleverd. Bij normale e-mail kunnen gebruikers van e-mailadres en provider wisselen en is er geen zekerheid van aflevering. Bij de berichtenbox is er sprake van een vast adres en aantoonbare ontvangst.
     

Wie bepaalt het kanaal?

Burgers en ondernemers kunnen de overheid laten weten te willen communiceren via de berichtenboxen. In MOvBu kan de burger de aangesloten overheidsorganisaties aanvinken of uitzetten. Overheden moeten bij het verzenden van een bericht naar de burger, controleren of deze burger een abonnement heeft binnen MOvBu. Logius adviseert om bij grote hoeveelheden output, een eigen administratie bij te houden per BSN of iemand geabonneerd is en deze administratie vervolgens te synchroniseren.

Het aanmaken van een “berichtenbox voor bedrijven” door een ondernemer is wat complexer. Door een berichtenbox  aan te maken en een berichtenboxnaam te bepalen, toegang te regelen via eHerkenning en vervolgens deze berichtenboxnaam te laten registreren in het Nieuw HandelsRegister (NHR) bij de Kamer van Koophandel (KvK), verklaart de ondernemer vanaf dat moment bereikbaar te zijn via de berichtenbox.

Deze kanaalkeuze door de burger en ondernemer schept dus verplichtingen voor de overheid. Het channel management van veel overheden is nu nog sterk gefocust op de eigen dienstverlening en gestructureerde gegevensinning aan de inputkant. Dit zal in toenemende mate gericht moeten worden op de outputkant. Daar waar de overheid de brief nog uit de printer laat komen, of bij de (externe) drukker laat omzetten in PDF en laat printen en bezorgen, zullen nu andere keuzes gemaakt moeten worden.
 

Welke berichten in welke box?

De overheid moet duidelijkheid geven welke berichten via de berichtenboxen verstuurd worden. Als een gemeente voorkomt op het lijstje van deelnemers aan MOvBu, zegt dat nog niet welke processen zijn aangesloten en welke berichttypen dit betreft. Een recente wetswijziging die wordt voorbereid “Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer” moet de dienstverlener ruimte bieden om zelf te bepalen welke berichttypen via de berichtenbox worden verstuurd en welke via een ander kanaal worden verstuurd. Eén van de argumenten om niet digitaal te communiceren kan zijn de beperkte technische capaciteit van de berichtenboxen. Processen met kaartgegevens (natuursubsidies e.d.) leveren vaak grote bestanden op en kunnen daardoor waarschijnlijk niet eens via de burgerberichtenbox worden verzonden. Dat betekent dat je de enveloppen niet meteen de deur uit kunt doen. Dit moet je als dienstverlener goed organiseren. Kortom, er komt nogal wat bij kijken om de fysieke envelop te vervangen door een XML-bestand met een PDF'je. De wil om een veilig en betrouwbaar kanaal in te richten voor de communicatie is er duidelijk, maar eenvoudig is het niet.

 

Over de auteur

Edward Nuiten
Edward Nuiten
Edward Nuiten is business informatie architect die geruime tijd betrokken is bij het ontwerp, de inrichting en uitrol van de GDI-bouwstenen. Hij is gedreven om een bijdrage te leveren aan het zo effectief en efficiënt mogelijk inrichten van de eDIenstverlening en informatiehuishouding van de (rijks)overheid.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.