Capgemini NL blog

Capgemini NL blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

4 trends voor gemeentelijke vergaderingen

Categorieën: DigitalPublieke sector

2017 is een belangrijk jaar voor Nederlandse gemeentes. In het regeerakkoord is afgesproken dat bedrijven en burgers hun overheidszaken uiterlijk dit jaar digitaal moeten kunnen afhandelen. Dat vraagt om het digitaliseren van veel werkprocessen. Ook in de vergaderzaal dringt de digitalisering door. Niet meer dan logisch, want waarom zouden we op de oude manier blijven vergaderen, als de gemeentelijke organisatie als geheel verandert? De volgende trends laten zien, dat gemeentelijke vergaderingen blijven bestaan, maar dat ze qua vorm onvermijdelijk veranderen.


Trend 1 – Anders vergaderen

Hoeveel collega’s heb jij nog die vanaf papier vergaderen? In de meeste gemeentelijke vergaderzalen zijn deze collega’s een bijna uitgestorven diersoort; nog maar 10% van de raadsleden vergadert volledig met papieren stukken. De rest vergadert compleet digitaal vanaf tablet of laptop of werkt in een hybride vorm: een combinatie van papier en digitaal. De komende jaren zal het aantal gemeentes dat volledig digitaal vergadert, verder toenemen. Dat werkt niet alleen effectiever; het zorgt er ook voor dat de vergaderdeelnemers waar en wanneer ze maar willen aan vergaderstukken kunnen werken.

Trend 2 - Stemmen via iPad of tablet

De tablet en iPad zorgen er niet alleen voor dat vergaderingen effectiever worden; ze maken ook het stemproces gemakkelijker. En dat bespaart veel tijd. Vooral omdat over sommige punten niet tijdens, maar al vóór de vergadering gestemd kan worden. Stel: op de agenda staan tien punten waarover gestemd moet worden. Door van tevoren over deze hamerstukken te stemmen, gaat de fysieke vergadering alleen nog over échte discussiepunten. Is iedereen akkoord over bijvoorbeeld de punten 3, 8 en 9? Dan hoeft de raad deze niet meer tijdens de vergadering te behandelen. Na stemming is meteen inzichtelijk welke raadsleden en fracties voor of tegen hebben gestemd. Bovendien weet iedereen direct, of een voorstel al dan niet is aangenomen.

 

Trend 3 – Digitaal moties en amendementen behandelen

De digitalisering levert niet alleen in het stemproces een forse tijdswinst op. Ook de behandeling van moties en amendementen kan sneller uitgevoerd worden als je digitaliseert. Printen of scannen jullie deze documenten nu nog, waarna raadsleden ze fysiek ondertekenen? Dat kan anders! In een volledig gedigitaliseerde situatie plaatsen raadsleden zelf hun vragen, moties en amendementen in een digitaal systeem. Die belanden vervolgens automatisch in een overzichtelijke lijst en zijn meteen voorzien van een deadline van beantwoording. De antwoorden verschijnen in dezelfde lijst. Reken maar eens uit hoeveel tijd dat de griffier zou kunnen besparen!

Trend 4 - Audio- en videonotulen

Deze vierde trend is ontstaan door de behoefte aan transparantie van gemeentelijke vergaderingen. De mate waarin gemeentelijke meetings momenteel transparant zijn, verschilt nog. Toch zal digitalisering uiteindelijk alle vergaderingen volledig openbaar maken. Hoe? Door over te stappen op audio- of videonotulen. Gemeentelijke vergaderingen worden dan live uitgezonden en zijn achteraf on demand beschikbaar. Helemaal van deze tijd, toch?

 

Meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact met mij op of download het gratis ebook Over de toekomst van vergaderen bij de gemeente.

Over de auteur

Ton Clemenkowff
Ton Clemenkowff
Ton Clemenkowff is productmanager die zich focust op het promoten van Papierloos Vergaderen. Zijn interesses liggen op het gebied van efficiency, gebruikersgemak in de breedste zin van het woord.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.