Digital Customer Experience Blog

Digital Customer Experience Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Voorkom Scope Creep: 3 Tips

Het succes van sofware projecten wordt bepaald door de features die men juist niet bouwt.
photo By Graeme Newcomb

Implementatie trajecten van Web Content Management Systemen (WCMS) worden geplaagd door wensen die niet vooraf zijn gedefinieerd, maar tijdens het project pas helder worden; de zogenaamde scope creep of, in softwareontwikkeling: feature creep [1]. Scope creep is een sluimerend, maar bijzonder tijdrovend proces. Hierdoor kan de kwaliteit van de complete implementatie onder druk komen te staan. 

Ik ken geen succesvol WCM implementatie traject, waarbij scoping niet een belangrijke rol heeft gespeeld. Succesvol scoping zorgt er niet alleen voor dat een project binnen budget en deadline kan worden opgeleverd, maar draagt ook bij aan de onderhoudbaarheid op de lange termijn en de acceptatie van een project bij de eindgebruikers.

Bij WCMS implementaties is scope creep eenvoudig te herkennen aan de hoeveelheid maatwerk in een project. De truc bij WCMS implementaties is dan ook om zoveel mogelijk gebruik te maken van de out-of-the-box-features van het systeem. Zo worden de meeste Enterprise WCM systemen geleverd met geavanceerde features die met slechts weinig configuratie al goed te gebruiken zijn voor de functionaliteit die gevraagd wordt. Toch kiest men nog vaak voor zelfbouw, omdat de out-of-the-box features niet helemaal voldoen aan de specificatie.

Hoe voorkom je scope creep?

1) Pas de specificaties aan

Heilige huisjes zijn vaak niet zo heilig als je helder uitlegt wat de gevolgen zijn voor de business van het aanpassen van de specificaties. De eerste winst behaalt men natuurlijk doordat men geen kosten of personeel kwijt is aan maatwerk. Daarnaast blijft de business genieten van een door de fabrikant ondersteund product en kunnen toekomstige upgrade-kosten beperkt worden: er hoeft immers minder maatwerk meegenomen te worden bij de update van een WCM pakket.

2) Betrek professional services bij de implementatie

Een eenvoudige manier van het indammen van de scope creep is om de WCMS leverancier direct te betrekken bij de implementatie. Dat kan door iemand van de professional services tak op te nemen in het projectteam. Deze product-consultants hebben vaak toegang tot kennis en personen bij de leverancier, waardoor onnodig maatwerk kan worden voorkomen.

3) Ga vroeg en regelmatig live

Door vroeg en regelmatig live te gaan hou je de druk op een implementatie traject evenwichtig verspreid en dwing je het projectteam sneller met scoping beslissingen te komen. Daarmee voorkom je niet alleen dat er features gebouwd worden waar eigenlijk niemand op zit te wachten, maar krijg je ook snel feedback terug van gebruikers en kan je het budget investeren in functionaliteit waar wel vraag naar is.

Hoewel elke implementatie onvermijdelijk te maken zal krijgen met maatwerk en scope creep, is het met een aantal praktische tips binnen de perken te houden. Uiteindelijk wordt het hele team afgerekend op het resultaat van het hele project. Het ontbreken van een feature is een offer die de klant vaak graag brengt als dat betekent dat het project daardoor binnen deadline en budget gehaald kan worden.

Kan jij je als lezer vinden in de geboden oplossingen en heb je zelf met succes de scopehamer gehanteerd? Ik ben benieuwd naar je ervaringen.

[1] http://en.wikipedia.org/wiki/Feature_creep

Over de auteur

Shane Smith
Shane Smith

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.