Infrastructure Services

Infrastructure Services

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Communicatie – bereikbaarheid tegen welke prijs?

Categorie: Strategy

Inleiding

Ik werd getriggerd door commercials, die regelmatig op radio en TV voorbij komen, waaronder ‘wie belt er nu nog’ en ‘onbeperkt post, tweet en Whatsapp’. Een paar jaar geleden belde en SMS’te je. Nu ben je 24 uur per dag online en communiceer je met de wereld door het sturen van tweets, Whatsapp’s en Yammer-updates. Ook deel je je leven op Facebook, Linkedin en Instagram, bel je met Skype, WebEx en Facetime, en laat je weten waar en hoe vaak je ergens bent (Foursquare).
 
Communicatie is verschoven van spraak naar data en diensten zijn internet (cloud) based. De internetverbinding is belangrijker geworden dan de spraakverbinding.
 
Deze veelvoud aan communicatie heeft ook zijn weg gevonden binnen het bedrijf. Op je werk heb je een scala van mogelijkheden om met elkaar in contact te komen, te communiceren en samen te werken. Denk hierbij aan:
  • telefoon: vast, mobiel, VoIP (soft phone) of gecombineerd
  • e-mail: werk en privé
  • korte berichten: SMS, chat, tweets, posts
  • beschikbaarheid en locatie: presence informatie (op werkplek of mobiel), social media
  • samenwerken: projectruimten (intern en extern), virtueel vergaderen, ‘cloud based opslag’
  • informatie delen: zakelijk, privé, en het geven van meningen op informatie van anderen

Daarnaast nemen we steeds meer devices mee, zowel prive als zakelijk. Laptops, tablets, smartphones, inclusief alle noodzakelijke kabels en laders. Je tas wordt er niet leger op.

Met als doel om ‘bereikbaar te zijn via al deze kanalen’…maar is dat ook zo en tegen welke prijs? En hoe ga je om met dit scala aan mogelijkheden?

De prijs van bereikbaarheid

De veelvoud aan communicatie biedt een aantal voordelen voor gebruikers, zowel zakelijk als privé:
  1. Ondersteunt ‘het nieuwe werken’: Het vergroot de flexibiliteit en mobiliteit door ad hoc en flexibel contacten te leggen, te communiceren, samen te werken en kennis te delen, ongeacht de tijd en locatie (any place, time and device).
  2. Snelheid en beschikbaarheid van informatie: Informatie is gemakkelijk, zeer snel en overal (op elk device) beschikbaar. Gebruikers komen hierdoor sneller en effectiever tot een resultaat, vergaren kennis en kunnen reageren op nieuws dat van belang is.
  3. Vinden van kennis en kunde: Behoefte aan kennis en kunde kan sneller ingevuld worden, binnen en buiten de organisatie en in de privésfeer.
  4. Aangaan van contacten: Interessegebieden, delen van (privé) informatie, foto’s, video’s en meer verbindt familie, vrienden, collega’s en ‘de wereld’.
  5. Bereikbaarheid: FaceTime, Skype, Whatsapp en andere platformen verkleinen afstanden tussen personen die ver van elkaar verwijderd zijn.
  
Echter zie ik ook een keerzijde aan deze versmelting van communicatiemogelijkheden, welke voor iedereen in meer of mindere mate aanwezig zijn.
 
  1. Information overflow: Je wordt bestookt met telefoon, mail, berichten en updates. Informatie wordt ongelezen verwijderd omdat het anders teveel is om te verwerken.
  2. Communicatie-mismatch: Iedereen heeft voorkeuren om informatie te delen, alleen verschilt dit per persoon. Hierdoor is het mogelijk dat informatie niet of te laat aankomt (verwachting).
  3. Hot or not: Eerst was het SMS en Hyves, toen MSN, nu Twitter, Whatsapp, Facebook en Instagram. Voor je het weet is een nieuw platform populair en kun je overnieuw beginnen of nog meer koppelingen maken.
  4. Altijd online: Je omgeving verwacht dat je online en bereikbaar bent. We worden ongeduldiger als en gaan juist meer communiceren als er niet snel genoeg gereageerd wordt (‘...al 12 seconden geen porretje’).
  5. Tijdsrovend: Het volgen van Twitter, Facebook en andere platformen, je mening geven op berichten op nu.nl, tweakers en meer neemt ongemerkt veel tijd in beslag.
  6. Afhankelijkheid: In plaats van genieten van de rust, wordt je onrustig als er geen internet of social media, email en telefoon is. Je bent bang iets te missen en je maakt je hier (onterecht?) druk over. Kijk bijvoorbeeld naar de impact als het mobiele netwerk uitvalt.
  7. Mentale druk: Je wordt als vreemd gezien als je niet meedoet. We maken en breken personen via social media. De druk om populair te zijn en mee te doen (ook eventueel met het pesten van anderen) beïnvloedt hoe je je voelt en uit.
  8. Stay up to date: Veel platformen en bedrijven belonen je als je informatie blijft delen, bijvoorbeeld Facebook (like), Foursquare (check-ins), Instagram en Twitter (followers). Dit vraagt aandacht en tijd van de gebruiker (zie ook mentale druk).
  9. Digitale vervreemding: Contacten zijn vooral digitaal en steeds minder face-to-face. Je hebt heel veel contacten en vrienden, maar de relatie is veelal ad hoc, vluchtig en onpersoonlijk.
  10. Eens op internet, altijd op internet: De drang en het gemak om te delen resulteert dat er makkelijk privé- of gevoelige informatie geplaatst wordt. Het verwijderen ervan is niet mogelijk en de impact kan schadelijk zijn.
 

Afsluiting

Is deze versmelting van communicatie een slechte ontwikkeling? Nee, het biedt gebruikers heel veel voordelen in het aangaan van contacten, samenwerkingsverbanden en het vinden en delen van informatie en meningen. Echter ben ik wel van mening dat een gebruiker zich bewust moet zijn van hoe, hoeveel en vooral wat hij/zij communiceert en wat de waarde hiervan is.
 
Wat mij wel opvalt is dat ik steeds vaker mensen om me heen, familie en vrienden of contacten via de social media, zie stoppen met het gebruik van een aantal communicatiemiddelen, zoals social media, e-mail en zelfs mobiele telefoon, en vervolgens de rust weer opzoeken omdat ze teveel geleefd worden door communicatie.
 

Over de auteur

Bert Kruizenga
Bert Kruizenga
Senior Infra Consultant, cluster Data Center - End User Computing, ITS

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.