Infrastructure Services

Infrastructure Services

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

The New Way of Working, IT-aangelegenheid of niet?

Categorie: Projectmanagement

De meeste mensen denken bij het invoeren van flexwerken als eerste aan het geschikt maken van de IT-middelen om mee te kunnen flexwerken. Voor dergelijke projecten wordt in de regel de ICT-afdeling gevraagd om e-mail en de bedrijfskritische systemen buiten de muren van het eigen kantoor veilig beschikbaar te krijgen. Andere bedrijven verstaan onder flexwerken het kunnen werken op ieder willekeurige werkplek in het eigen kantoor.

Is het aanpassen van de ICT-middelen het enige dat noodzakelijk is om te kunnen flexwerken? Het antwoord is dat dit pas het begin is. De ICT-middelen maken het flexwerken mogelijk, maar de crux zit echter bij de verandering in de organisatie. Een lijst met vragen geeft aan waar aan gedacht moet worden bij een gemiddeld flexwerkproject.
 

Organisatie

  • Hoe wordt de organisatie ingericht? Hoe gaat men om met de nieuwe cultuur van het bedrijf? En moet het management aanvullende instructies krijgen om het personeel aan te sturen volgens de flexwerkmethode?
  • Hoe wil men de organisatie bij het invoeren van flexwerken betrekken? In de regel heerst er angst tegen flexwerken. Wat zijn die angsten en kunnen deze worden verholpen? Zijn deze angsten gegrond?
  • Hoe gaat de organisatie om met de registratie van gewerkte uren en overuren, reiskostenvergoeding en onkostenvergoeding? Moeten er afspraken herzien worden om medewerkers te beoordelen?
  • Hoe gaat het bedrijf om met het werken buiten kantooruren? Hoe borg je in dat geval ook de bereikbaarheid voor klanten en collega’s? Gaat het bedrijf daardoor uiteindelijk 24x7 werken?
  • Wat zijn de standaarden en afspraken voor de bereikbaarheid van de medewerkers?
  • Hoe gaat de organisatie om met de vrijheden en beloning van haar medewerkers? Welke rol krijgt de Ondernemingsraad bij het invoeren van flexwerken?


Werkplek

Hoe denkt men om te gaan met de schaarse ruimte en vergaderzalen op kantoor? Moet de werkvloer anders worden ingericht, zijn er meer, en misschien kleinere vergaderruimtes nodig? Zijn er lockers noodzakelijk, zodat iedereen de spullen kan opruimen (clean desk)? Moeten er stilteplekken komen, om even geïsoleerd te kunnen werken of bellen? Moet de telefooncentrale worden aangepast of krijgt iedereen een mobiele telefoon?
 

Security

Daarnaast moet er ook aan applicatieve zaken gedacht worden. Welke applicaties, of beter gezegd, welke data uit die applicaties mag buiten de muren van het eigen kantoor gebruikt worden? Hoe gaat men om de beveiliging van die documenten en wat moet er gebeuren als de gegevensdrager in verkeerde handen valt?
 

Voorzieningen

Wil het bedrijf meewerken aan het inrichten van een kantoor aan huis dat voldoet aan de ARBO-voorwaarden? Denk hierbij aan ergonomische werkplekken en het voorkomen van het werken aan keukentafels en dergelijke. Hoe gaat men om met telefoonkosten als men thuis werkt? Gaat het bedrijf investeren in thuiswerkplekken?
 

Verantwoordelijkheden

Hoe borg je als manager dat medewerkers hun werk uitvoeren en niet de auto wassen? Thuiswerken is tenslotte geen alternatief voor kinderopvang. Maar ook aandacht voor de medewerker is noodzakelijk. Thuiswerken kan eenzaam zijn en het kan psychische consequenties hebben als dit te vaak voorkomt. Om dit te herkennen en op te vangen, vergt een andere manier van managen. Eenzaamheid is een mogelijkheid. Maar ook kunnen medewerkers overspannen worden, omdat ze enorm enthousiast zijn en niet meer op weten te houden, dan wel te ambitieuze targets hebben afgesproken.

Flexwerken vergt ook een andere manier van managen. In plaats van activiteitgeoriënteerd managen moet overgestapt worden naar product- of resultaatgeoriënteerd managen. De manager moet afspraken maken over de output, de mate van autonomie en over verantwoordelijkheden. Heeft het management de flexibiliteit om deze manier van werken zich eigen te maken?

Hoe borgt de organisatie de binding met de medewerkers? Kunnen er regelmatig sociale events gehouden worden of groepsvergaderingen? Een nieuwsbrief is niet voldoende. Nieuwe en andere mogelijkheden moet het management en het personeel ondersteunen.
 

Additionele ondersteuning

Heeft de organisatie baat bij extra zaken zoals Self Service Systemen (bijvoorbeeld voor het boeken van vergaderruimtes, aanvragen van middelen, indienen declaraties, e.d.), P&O Portals etc?
 

Conclusie

De basis voor het invoeren van flexwerken is juist niet de techniek, maar de organisatorische en culturele veranderingen binnen organisaties. De lijst met vragen om een beeld te vormen van wat er noodzakelijk is om flexwerken bij u in te voeren, is redelijk omvangrijk. Niet al deze onderwerpen zijn noodzakelijk om flexwerken bij u in de organisatie in te voeren, maar helpen om u even stil te laten staan bij de mogelijke consequenties. Het helpt u enerzijds bij het realiseren van flexwerken, maar voornamelijk bij de acceptatie hiervan.
 
Vragen kunt u altijd aan mij stellen via het reactievak hieronder.

Over de auteur

Marcel de Groot
Marcel de Groot
Programmamanagement, Data Services

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.