Infrastructure Services

Infrastructure Services

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Software is duurder dan alleen de licentie

Iedereen weet het eigenlijk wel, maar met alleen aankopen van een licentie ben je er nog niet. Dat je er een maintenance en support contract bij af moet sluiten weet ook iedereen. Alhoewel die vaak voor jaar 1 zelfs al door veel fabrikanten verplicht wordt gesteld voor jaar 1 (dat begrijp ik voor support, voor maintenance minder). Natuurlijk heb je de kosten voor de opleidingen, beheer hardware en ontsluiting die iedereen nog wel meeneemt in de totale kosten. Maar er is een grote kostenpost die gemakshalve door veel bedrijven wordt genegeerd: de interne uren benodigd voor: software en licentieselectie, contractonderhandelingen, heronderhandelingen (true-ups, ed.) en audits.


Als we deze onderwerpen nu eens wat nauwkeuriger bekijken dan valt op dat de audit een echte verborgen kostenpost is. Zodra je namelijk software koopt of een contract afsluit heb je meestal goedkeuring gegeven aan de audit-clausule die de fabrikant opgenomen heeft. Als je het goed gedaan hebt heb je met de fabrikant de voorwaarden waaronder een dergelijke audit wordt uitgevoerd besproken en overeengekomen. Je kunt natuurlijk dan ook afspraken maken over de kosten die met een dergelijke audit gemoeid zijn en wie er als gevolg van de uitkomst voor moet opdraaien. Als je dat niet hebt gedaan dan komt onvermijdelijk de dag dat je een audit aankondiging in je postbus geschoven krijgt. Dan is er nog onderscheid tussen de verschillende fabrikanten over de formaliteit van deze aankondiging, maar het zorgt over het algemeen voor een lichte paniekreactie in de organisatie. En hier beginnen de uren al te tellen die besteed gaan worden aan de audit; de voorbereiding. Het is overigens van fabrikant tot fabrikant verschillend of deze audit wordt uitgevoerd door een eigen afdeling, door een ‘onafhankelijke derde partij’ aangewezen door de fabrikant, of een erkende auditor (KPMG, Deloitte,..). De illusie dat er een vriendelijke audit bestaat heb ik intussen al niet meer. Het gaat de fabrikant tenslotte om het genereren van omzet en dat blijft de belangrijkste drijfveer voor het bewijzen van het gelijk.

De doorlooptijd van een audit varieert van 2 a 3 maanden tot zelfs wel 1 ½ jaar!! Als je je daarbij voorstelt hoeveel mensen tijd moeten spenderen aan de audit kun je al snel voorstellen dat de pijn van een audit niet beperkt blijft tot de eventuele ‘boete’. Een aantal bureaus hebben uitgezocht hoeveel mensen van de organisatie (niet de auditor dus) betrokken zijn gedurende de looptijd van de audit en dat varieert tussen de 10 en 16. Deze mensen zijn gedurende die tijd minimaal 1 maar vaak meer uren per dag bezig met de beantwoording van de vraagstelling gedurende de audit. Nu weet ik ook dat veel managers zullen zeggen dat dat niet zoveel uitmaakt want die mensen werden toch al betaald, maar hoeveel andere nuttige dingen hadden ze intussen kunnen doen om geld voor de business te verdienen. Gemiddeld kost een audit van een half jaar dus 220*10*tarief. Laten we dat tarief nu eens veilig laag  benoemen op 35 euro dan zijn de minimale kosten dus € 38.000 en dan reken ik niet die 16 personen waarvan er minimaal 5 a 6 echt veel langer dan een uur per dag bezig zijn met de audit, want dan lopen de kosten al gauw richting het kwart miljoen of meer bij een 18 maanden durende audit (naast de eventuele incompliance-kosten)!!!!! En het vreemde is dat ondanks al die uren er toch elke keer het gevoel komt bovendrijven dat de fabrikant weer meer heeft gekregen dan nodig was. Nog maar te zwijgen over de relatie tussen de organisatie en de fabrikant die weer eens onder druk komt te staan.

In de wetenschap dat iedere organisatie de komende twee jaar minsten 1 maal ge-audit gaat worden, maar er bij de gemiddelde grote organisatie momenteel 4-5 per jaar aangekondigd worden levert dit dus een schrikbarend beeld op. Want meestal is de zoektocht voor de ene fabrikant een totaal afwijkende dan die voor de andere fabrikant.

Kun je dit voorkomen? Nee niet helemaal. Maar je kunt wel al proberen vooraf tijdens de contractonderhandelingen de voorwaarden van de audit af te spreken waardoor jij als organisatie niet als een speelbal gedurende een storm totaal ongecontroleerd naar alle hoeken wordt geblazen. Het is niet eenvoudig, maar zeker niet onmogelijk. Ook kun je er voor zorgen dat je direct de gegevens kunt leveren die tijdens een audit worden gevraagd door een betrouwbare licentie administratie te hebben. Alleen zul je als die nog niet bestaat wel even door een zure appel van een in vele jaren opgebouwde wirwar van data moeten worstelen. Maar als je dat eenmaal hebt gedaan wordt het eenvoudiger. Als je dat niet kunt of je hebt er simpelweg geen tijd en kennis voor kun je altijd nog een onafhankelijke derde partij inschakelen om je te helpen met opruimen en het voeren van die ingewikkelde administratie. Dan worden gelijk ook je beleid, processen, portfolio en techniek gestroomlijnd!

Dus die licentie is veel duurder dan de initiële prijs. En ja die administratie gaat ook niet voor niets, maar die hoorde je eigenlijk al lang te hebben en die moet je ook voor je andere assets voeren. Overigens valt de prijs van een dergelijke administratie uiteindelijk best wel mee in vergelijking tot de eerder genoemde kosten die op je afkomen tijdens een audit. Dan kun je maar beter voorbereid zijn.

Over de auteur

Nico Blokland
Nico Blokland
Thought leader IT & Software Asset Management, cluster Projects, ITS
2 Reacties Plaats een reactie
Your goal is to breed all the different dragons gedadaecaaaa
you use disallowed a designer to make the style? Superb vocation! dgfgbcgabcea

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.