Infrastructure Services

Infrastructure Services

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Wat wilt u in uw koffie?

Boeven zijn het! Zo klinkt het op de werkvloer van een willekeurige SAM-afdeling. De SAM-manager heeft weer een mail in z’n mailbox ontvangen van een software fabrikant. Een sarcastisch klinkende mail waarin 'verzocht' wordt om inzage te geven in de licentieadministratie wordt niet met open armen ontvangen. Best wel gek eigenlijk aangezien de organisatie zelf, bij merendeel van de software contracten, een contract getekend heeft met daarin, zoals mijn collega al eens benoemde in een eerdere blog, een “Audit Clausule” of “Compliance Clausule”. Deze clausule schrijft in essentie voor dat de klantorganisatie een administratie dient bij te houden waarin staat welke licenties men heeft aangeschaft en wie, of wat, de licentie gebruikt. 


Je kunt dit vergelijken met vliegen. Je kiest er voor om een vliegvakantie te ondernemen. je boekt een vlucht, pakt je bagage in en gaat richting het vliegveld. Je checkt u in en daarbij geef je aan geen spullen te vervoeren die niet mogen. Omdat je kiest om te gaan vliegen mag je nog even vrolijk met je spullen door de douane, de douane heeft op haar beurt het recht je koffer te inspecteren en je te fouilleren mochten zij hiervoor aanleiding zien, door bijvoorbeeld signalen van nerveusheid van de passagier, bepaalde bestemmingen of x-ray scans etc etc. Dit geld ook voor de software leveranciers. De software leveranciers hebben, net als de douane op het vliegveld, enkele indicatoren op basis waarop zij haar ‘bezoekjes’ inplant. Zo zijn er software leveranciers die kijken naar de aanschaf historie, audit historie, contract (eind)data maar ook signalen in de markt worden in de gaten gehouden rondom software migraties, uit- of aanbestedingen en openstaande vacatures voor in te huren personeel.

In de meeste contracten, waarin ‘gevraagd’ wordt door de softwareleverancier om een licentie administratie bij te houden, staat niet hoe de klant organisatie dit moet doen. Afhankelijk van de risico’s die de klant organisatie zou willen nemen of op basis van financiële afwegingen kunt u prima een licentie administratie bijhouden in een Excel of Access database. Echter hoe groter de organisatie, hoe complexer de IT-infrastructuur meestal is en dus wordt het meten van het software gebruikt moeilijker en het bij houden welke software er nu eigenlijk geïnstalleerd staat, welke licentie hier nu bij hoort, op wat voor omgeving de software draait en wie er allemaal bij de software kunnen wordt nog eens uitdagender.

Je kunt niet voorkomen dat de software leveranciers langs komen. Je kunt je echter wel ‘wapenen’ door een administratie bij te houden. Meer weerbaarheid kan verkregen worden door de volgende SAM punten te belichten, deze punten worden in komende blogs verder toegelicht, en te implementeren binnen de organisatie:

  • Mandaat / Sponsor
  • Policies
  • Processen
  • Data en toolsets
  • Trainingen en interne bekendheid
  • Continue verbetering

Zorg voor weerbaarheid en krijg controle over je software assets.  Met de implementatie van bovenstaande punten ben je in staat een bericht terug te sturen, als reactie op de uitnodiging van de softwareleverancier, “wat wilt u in uw koffie?”.  

Over de auteur

Sieger Mertens
Sieger Mertens
Software Asset Management consultant actief op alle vlakken in-rond software assets. Van proces advisering tot implementatie trajecten en licentie advies

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.