Infrastructure Services

Infrastructure Services

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

SAP Indirect Access – een serieuze issue

Veel organisaties gebruiken één of meer SAP-omgevingen. Een kleine organisatie zal één produktie- en daarnaast een testomgeving hebben. Grote organisaties zullen de SAP-modules over meerdere systemen hebben verspreid of in meerdere regio’s een installatie hebben. Deze systemen zullen mogelijk zijn gekoppeld met andere COTS of zelfgebouwde oplossingen. In al deze scenario’s speelt het probleem van licentie-compliancy op grond van indirect access.  De grote vraag daarbij is: wat is indirect access en wanneer zijn named user licenties op grond van indirect access nodig? Beantwoording van die vragen en vervolgens het berekenen van de compliancy kan een serieus probleem aantonen.
 

Wat is Indirect Access ?

SAP geeft allereerst een beschrijving van de term 'indirect access' en verwijst vervolgens naar de system measurement guide. Wat daarbij allereerst opvalt dat de system measurement guide alleen maar beschikbaar is in het Engels, Duits en Russisch . Er is geen beschrijving van de SAP-systeemmetingen voor andere taalgebieden – voor nu in het Nederlands – beschikbaar.  Verschil in taal kan leiden tot misinterpretatie.

Volgens SAP is 'indirect access' een term voor: "SAP data use by an end user or by an application, which is not via SAPGUI”

Hieronder volgt de  exacte definitie uit de SAP SYSTEM MEASUREMENT GUIDE:

13.8 Indirect use

Named users are also upstream and intermediary technical systems that exchange information with the SAP software system, as well as the users of those systems, if the users exchange information with the SAP software in dialog or prompt mode. It makes no difference whether the software is accessed directly or indirectly.

Wat is een named user ?

In the SAP System measurement Guide is de named user gedefinieerd in article 1.2 en er staat ook een paragraaf over indirect use in:

1.2 Named Users
A named user is an employee of a customer, of its affiliated companies, or of third-party companies authorized to access the licensed software directly or indirectly, regardless of the
technical interface chosen. All employees who use the SAP software require a license and must be set up as dialog users.
SAP is entitled to require that the customer declare the number of external named users and produce a stipulated statement from each external named user concerning compliance with
the restrictions applying to licensed use and confidentiality.
 
Indirect Use
Named users primarily use the SAP software. Users from upstream or interposed technical systems require licenses as named users if they exchange information with the software in dialog or prompt mode, regardless of whether the software is accessed directly or indirectly.
If redundant functions that are also available in the software are used in upstream or interposed systems that access the software, the users of these redundant functions also count as named users, even if the data is transferred to the software in background processing (that is, not dialog related).
Indirect access means that the user is communicating with a system upstream from the SAP software that transfers communication activities to the SAP software installation or otherwise accesses the SAP software or uses its functions. In particular, the following are examples of indirect use:
  • Users in an upstream system enter or make data available that is transferred to, or interacts with, the SAP software – for example, order entry in a mobile system, or users of a portal to the extent that they use functions of the software.
  • Users operate non-SAP software to access data that is read, modified, or stored using SAP software and for which they use SAP programs such as the BAPI® programming interface, remote function calls (RFC), or transaction calls.

Vergelijking van de eigen situatie met de SAP-definitie

Wat precies onder indirect access en wat daar niet onder wordt verstaan is vaag en het vinden van een antwoord passend op de eigen situatie is - bijna - niet mogelijk. Om de discussie op gang te brengen om daar helderheid in te krijgen, wil ik het volgende stellen:
  • Named users volgens SAP zijn (meestal) mensen van vlees en bloed die het SAP systeem gebruiken, maar soms ook systemen of applicaties die gebruik maken van een account om informatie tussen beide systemen (up- en downstream) uit te wisselen met een interface.  Voor beide typen named users zijn licenties nodig.
  • Het gaat bij indirect access (waarvoor licenties nodig zijn) om uitwisseling van data tussen gebruiker, system of applicatie en het SAP systeem.
  • Wil sprake zijn van indirect access waarvoor licenties nodig zijn, moet  er sprake zijn van een a dialog of prompt mode tussen de gebruiker of systeem/applicatie en het SAP systeem.


Conclusies

Ik vraag mij af of gedurende de contractonderhandelingen bij het kopen van SAP-licenties uitgebreid is - of wordt - gesproken over koppeling van deze SAP-omgeving met andere (al bestaande) informatiesystemen in de organisatie en de consequenties daarvan wat betreft licenties.
Opnieuw onderhandelen over  een SAP-contract is moeilijk, tenzij de organisatie op het punt staat de oude omgeving uit te faseren en een volledig nieuwe SAP-omgeving aan te schaffen.

In het geval dat de organisatie nieuw is in de SAP-wereld en gaat onderhandelen over licenties is opeisen van alle informatie, strak onderhandelen en amenderen van contracten op punten als indirect access noodzakelijk.  Simpel gezegd: als u een nieuwe klant voor SAP bent, sta er op dat u alle informatie krijgt, bespreek en onderhandel over alle (ook op de vendor website verborgen) licentievoorwaarden en laat het contract amenderen waar nodig. Om het in het Engels te zeggen: 'Put your foot down!' De SAM-consultant kan u daarbij helpen.

Ik zie commentaren graag tegemoet.

Over de auteur

Maarten Karnekamp
Maarten Karnekamp

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.