Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Elektronische, digitale en natte handtekeningen

Sinds 21 mei 2003 – dat is al meer dan tien jaar geleden – is de Wet elektronische handtekeningen van kracht. Deze wet geeft het juridisch kader voor het gebruik van elektronische handtekeningen. Ik merk geregeld dat ondanks het bestaan van deze wet in veel organisaties nog onnodig vaak gebruikgemaakt wordt van de ‘natte’ handtekening, de handtekening die met een pen op een papieren document wordt geplaatst. De vraag dringt zich op waarom niet veel vaker voor een elektronische handtekening wordt gekozen.

De Wet elektronische handtekeningen
Met de Wet elektronische handtekeningen wordt uitvoering gegeven aan een Europese richtlijn uit 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen (richtlijn nr. 1999/93/EG). De memorie van toelichting bij de wet geeft een helder overzicht van de inhoud van de wet en de Europese richtlijn. De volgende soorten elektronische handtekeningen worden onderscheiden:
  • ‘gewone’ elektronische handtekening: elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authentificatie. Voorbeeld: een ingescande natte handtekening.
  • geavanceerde elektronische handtekening: een elektronische handtekening die voldoet aan de volgende eisen:
a) zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
b) zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
c) zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden; en
d) zij is op zodanige wijze aan de gegevens waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

Voorbeeld: een elektronische handtekening waarbij gebruikgemaakt wordt van een publieke en een private sleutel en een certificaat van een certificatiedienstverlener.
  • gekwalificeerde elektronische handtekening: een geavanceerde elektronische handtekening waarbij gebruikgemaakt wordt van een gekwalificeerd certificaat, dat wil zeggen een certificaat dat met bepaalde in de richtlijn vastgelegde waarborgen is omgeven. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is juridisch gelijk aan een natte handtekening.

De digitale handtekening in de Archiefregeling
In de archiefwetgeving komt de term ‘elektronische handtekening’ niet voor, maar wel de term ‘digitale handtekening’, namelijk in art. 24 onder c. van de Archiefregeling. Hierin staat dat aan permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening, metagegevens moeten worden gekoppeld aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:
  1. de houder van de digitale handtekening;
  2. het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
  3. de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
  4. voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.
De digitale handtekening zélf hoeft niet te worden bewaard. De archiefwetgeving en dus ook de Archiefregeling geldt overigens alleen voor overheidsorganen.

Spraakverwarring
Zoals uit bovenstaande blijkt, is het gemakkelijk het spoor bijster te raken als het gaat om de verschillende soorten elektronische handtekening. Het is ook verwarrend dat naast de term ‘elektronische handtekening’ de term ‘digitale handtekening’ wordt gebruikt. Er wordt niet altijd een duidelijk onderscheid tussen deze termen gemaakt. Als dat wel gebeurt, dan verstaat men onder ‘digitale handtekening’ meestal de technische toepassing voor de geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening.

De huidige praktijk in veel organisaties
Wat is nu de praktijk in veel organisaties als het gaat om het gebruik van handtekeningen op documenten? Ik merk dat veel organisaties de volgende procedure hanteren: een Word-document wordt afgedrukt, op de papieren afdruk wordt een natte handtekening gezet, de papieren afdruk wordt gescand en vervolgens als PDF-bestand opgeslagen (vaak samen met het Word-document). De papieren afdruk kan daarna voor zover nodig worden verzonden naar een geadresseerde. In dat geval kan het trouwens ook nog voorkomen dat de organisatie een fotokopie maakt van de papieren afdruk om deze in het fysieke archief te bewaren. Al deze handelingen kosten behoorlijk wat tijd en geld. Met het gebruik van de elektronische handtekening kunnen deze handelingen achterwege blijven.

Waarom wordt de elektronische handtekening niet vaker gebruikt?
Ik vermoed dat de volgende drie zaken een belangrijke verklaring vormen voor het nog beperkte gebruik van de elektronische handtekening:
  • onbekendheid met de wetgeving rondom de elektronische handtekening
  • verwarring door de verschillende vormen van de elektronische handtekening
  • de macht der gewoonte

Met mijn zeer korte uiteenzetting hierboven heb ik geprobeerd iets meer helderheid te scheppen ten aanzien van de eerste twee genoemde zaken. Voor wie zich hierin verder wil verdiepen verwijs ik naar de overvloed aan informatie die op het internet te vinden is (bijvoorbeeld op http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/vraag-en-antwoord/wat-is-een-elektronische-handtekening.html en http://www.erfgoedinspectie.nl/archieven/wet-en-regelgeving-sector-archieven/overige-informatiewetgeving/wet-elektronische-handtekeningen).

De derde verklaring (de macht der gewoonte) heeft volgens mij sterk te maken met de gevoelswaarde die veel mensen aan een natte handtekening toekennen. Het schrijven van een natte handtekening geeft een andere beleving dan het uitvoeren van een muisklik zoals dit doorgaans gebeurt bij een elektronische handtekening. Overigens zie je wel steeds vaker dat een elektronische handtekening met een elektronische pen (stylus) op bijvoorbeeld een tablet kan worden gezet: een handgeschreven ‘droge’ handtekening. Het zetten van een natte handtekening kan ook worden ervaren als een daad waarbij men iets persoonlijks aan het document toevoegt. Het zetten van een natte handtekening associëren we bovendien vaak met plechtige of ceremoniële gebeurtenissen. Maar de gevoelswaarde die veel mensen toekennen aan een natte handtekening zou er niet toe mogen leiden dat we blijven vasthouden aan een oude gewoonte (eigenlijk een ritueel) als het gebruik van een elektronische handtekening zoveel efficiënter is.

Gebruik liever alleen bij uitzondering de natte handtekening
Het gebruik van de natte handtekening zou zoveel mogelijk moeten worden beperkt, omdat anders onnodige opstoppingen in het elektronisch documentenverkeer ontstaan. De wetgeving en softwareleveranciers bieden momenteel voldoende ondersteuning voor het gebruik van (gekwalificeerde) elektronische handtekeningen. Alle organisaties die maximaal voordeel willen behalen met digitaal documentbeheer adviseer ik daarom: laat u eens goed voorlichten over de mogelijkheden van elektronische handtekeningen. En laten we het gebruik van de natte handtekening voortaan zoveel mogelijk beperken tot die bijzondere momenten in ons leven waarop het zetten van de handtekening ook een feestje is.



Beperk het gebruik van de natte handtekening liever tot de bijzondere momenten in het leven. (Foto: ANP)

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.
6 Reacties Plaats een reactie
Ik heb een vraag over het gebruik van de elektronische handtekening. Is er onderzoek gedaan naar de beleving/waardering van de burger of bedrijf als zij een document ontvangen met slechts de tekst "Dit document van de gemeente .... is elektronisch vervaardigd en daarom niet ondertekend" of dat er een ingescand handtekening op staat?
Ik ken geen onderzoek naar de genoemde beleving/waardering. Persoonlijk heb ik nooit gemerkt dat een burger of een bedrijf er bezwaar tegen heeft een document te ontvangen dat niet is ondertekend of dat is voorzien van een ingescande handtekening. Verder denk ik dat eventuele bezwaren bij een ontvanger zullen worden weggenomen door in het document duidelijk te vermelden waarom het document niet is ondertekend of waarom het is voorzien van een ingescande handtekening.
Is het toegelaten om externen, die je bedrijf bezoeken, een handtekening te laten zetten op een digitaal scan-device om bijvoorbeeld toe te stemmen in de veiligheidsrichtlijnen en dan de handtekening apart te bewaren als een afbeelding? Ik kan me voorstellen dat de handtekening als een alleenstaande afbeelding gebruikt zou kunnen worden door de firma zelf zonder dat de eigenaar van de handtekening hiervan op de hoogte is. Lijkt me niet correct om een handtekening als een afbeelding te mogen opslaan, wel?
Het is niet verboden de afbeelding van een handtekening op te slaan. Iedereen kan daarom inderdaad de afbeelding van een willekeurige handtekening misbruiken door deze bijvoorbeeld op te nemen in een document dat de eigenaar van de handtekening nooit heeft gezien. Hierbij kan echter niet worden voldaan aan de betrouwbaarheidseisen die worden gesteld aan de geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. De misbruikte afbeelding is dus een ‘gewone’ elektronische handtekening en deze heeft een geringe bewijskracht. Als de eigenaar van de handtekening stelt dat hij nooit een handtekening heeft gezet voor het document waarin een gewone elektronische handtekening van hem is opgenomen, dan zal de rechter deze handtekening onmiddellijk terzijde schuiven als bewijs voor instemming met het betreffende document.
Is het in de overheid verplicht om uitgaande brieven te ondertekenen, welke vorm dan ook? Of kunnen wij volstaan met een tekst zoals al eerder is genoemd. En wie mag het bepalen, wel of niet.
Voor de overheid is het in het algemeen niet verplicht uitgaande brieven te ondertekenen. Op het discussieplatform BREED (http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/elektronische-handtekening) is te lezen dat de gemeente Wageningen onderzoek heeft gedaan naar de betreffende vraag en tot de conclusie is gekomen dat de volgende stukken van een gemeente moeten worden ondertekend: collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd, bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend en overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan. Dit betekent dat ongeveer 80% van de correspondentie van de gemeente niet ondertekend hoeft te worden. Ook de gemeente Uithoorn heeft studie gedaan naar de wetgeving voor het ondertekenen van documenten. In een video (https://www.youtube.com/watch?v=mdVWbR84gbY) voor de gemeente Uithoorn geeft een advocaat een heldere uitleg van de mogelijkheden de ondertekening van documenten achterwege te laten.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.