Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

We moeten bezuinigen, dus investeren in content management?

Op Prinsjesdag is ons allemaal eens te meer duidelijk geworden dat ‘bezuinigen’ niet alleen in 2012 het meest gebruikte woord in de Tweede Kamer was, maar dat we dit woord ook dit jaar nog vele malen gaan horen uit de monden van onze landsbestuurders. En wie weet zijn die in 2014 bijna uitbezuinigd, terwijl we thuis nog even lekker doorbezuinigen. We willen immers alles aanpakken om uit deze crisis te komen, nietwaar? 

Dit lijkt mij dus het moment om uit te werken hoe we allemaal kunnen bezuinigen door flink wat geld uit te geven en te investeren in goede ECM-oplossingen. En hiermee heb ik het niet alleen over ECM oplossingen voor bedrijven. We moeten van onze regering immers allemáál bezuinigen. Tijd voor wat ik noem PCM: Personal Content Management. We beginnen bij onszelf en wie weet volgen bedrijven dan vanzelf.  Of lopen we misschien tegen dezelfde vraagstukken aan?

Iedereen die een digitale camera heeft en soms op vakantie gaat, heeft grote aantallen digitale foto’s op de pc opgeslagen. Velen laten na een mooie vakantie een fotoalbum drukken bij een bekend warenhuis en vervolgens komt dit boek in de boekenkast te staan. Verwoede wereldreizigers hebben op deze manier wellicht één of meerdere externe harde schijven aangeschaft die vol staan de mooiste plaatjes van onze Aarde. Daarnaast hebben ze waarschijnlijk ook boekenplanken vol met fotoalbums. Want als dat album eenmaal gedrukt is, bewaren we de digitale versies van de foto’s. We weten immers nooit wat er gebeurt.

Naast de boekenplanken vol fotoalbums, hebben we ook allemaal de bekende archiefmappen met belastingaangiften, verzekeringspolissen en declaraties, en niet te vergeten het grote aantal mappen met bankafschriften uit de tijd dat er nog geen internetbankieren was. Van deze laatste kunnen we ongetwijfeld al de inhoud van een of meer mappen door de papierversnipperaar halen en bij het oud papier zetten, maar een groot deel van de afschriften zullen we wellicht nog even willen bewaren. Officieel hoeven we als particulier onze financiële administratie niet te bewaren, maar omdat de Belastingdienst belasting tot vijf jaar mag naheffen, is dit wel zo verstandig. Bedrijven en zelfstandigen zijn wél wettelijk verplicht hun financiële administratie zeven jaar te bewaren, dus hier hebben wij als consument een klein voordeeltje.

Aan het lang bewaren van papieren documenten in onze studeerruimten waar dagelijks licht bij komt en de luchtvochtigheid vaak aan verandering onderhevig is, heeft het lang bewaren van papieren documenten een groot nadeel: de kwaliteit wordt slechter. De oplossing hiervoor is alles inscannen, zodat er een digitale kopie is, waarvan de kwaliteit in principe niet achteruit gaat.  Helemaal mooi zou het zijn als we automatisch een herinnering krijgen wanneer we bepaalde documenten weg kunnen gooien. Maar dit is wellicht een droomscenario, of iets voor de verre toekomst.

Het inscannen van onze eigen post kost alleen wel veel extra schijfruimte op onze pc’s en dit is bij mij thuis een dagelijks probleem: de schijven zijn altijd zo goed als vol.

In plaats van dat we eens in de zoveel tijd naar het welbekende Zweedse woonwarenhuis of het elektronicawarenhuis rijden om een nieuwe of grotere boekenkast danwel nieuwe externe harde schijf te halen, kunnen we ook tientallen Euro’s besparen door te investeren in een cloud oplossing.

Voor veel mensen is die cloud nog redelijk onbekend. Het wordt vooral gezien als iets dat door onze werkgevers gebruikt kan worden. Toch hebben veel mensen persoonlijk ook toegang tot de cloud. Want wie een gmail of outlook account heeft, heeft al toegang tot Google Drive of Microsoft Skydrive. Iedereen die een iPhone of iPad heeft, heeft hierbij automatisch toegang tot Apple’s iCloud. Tot een opslagruimte van 5 GB is iCloud gratis, voor Google Drive en MS Skydrive is dit respectievelijk 7 en 15 GB.

Als we echt al onze bestanden in de cloud zouden backuppen, zijn deze cloudoplossingen veelal niet groot genoeg en zouden we ruimte bij moeten kopen, wat vaak voor een vriendelijke prijs kan. De data wordt in beheer genomen door de provider. Je hoeft hier zelf geen tijd aan te besteden, dit bespaart tijd en dus geld.

Bij Cloud lopen we wel tegen een discussiepunt aan: is de veiligheid van onze documenten gegarandeerd? De providers behoren grotendeels voor deze veiligheid te zorgen, en bieden vaak ook nog de optie op documenten versleuteld op te slaan. Maar in hoeverre kunnen wij dit als consumenten helemaal vertrouwen? We moeten de controle die wij zelf over onze persoonlijke en mogelijk gevoelige informatie hebben, weggeven aan een derde partij. Hoe ver willen wij hier in gaan? Voor een ieder een persoonlijke overweging.

Maar hebben we de kosten en baten beide overwogen en besluiten we toch onze informatie op te slaan in de cloud, dan is er een heel groot voordeel: we kunnen met een smartphone of tablet altijd en overal bij onze documenten, op de lange termijn besparen we fysieke opslagruimte (en dus ook geld,) blijft de kwaliteit van documenten en foto’s gegarandeerd en het beheer wordt ons uit handen genomen en dit bespaart ons ook weer tijd (en dus ook weer geld).

Kortom, in bovenstaande issues zie je veel vraagstukken waar organisaties ook tegenaanlopen. We willen allemaal duurzame, betrouwbare en veilige informatie opslag, maar we willen dit wel zo goedkoop en gemakkelijk mogelijk. En als wij er als consument mee bezuinigen, moet je nagaan wat organisaties erop kunnen bezuinigen. Wie weet pakt die troonrede in 2014 dan heel anders uit.

Over de auteur

Daphne Westra
Daphne Westra
Ik ben een jonge ECM consultant bij Capgemini. In mijn korte carrière heb ik mij gespecialiseerd in Enterprise Search en Content Analytics. Daarnaast heb ik een grote interesse in Social Media en leg ik graag de link tussen social media en ongestructureerde data.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.