Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Archiefstukken, hoe vang je die?

ECM gaat over het beheer van ongestructureerde data oftewel documenten. Documenten die vanwege hun belang voor de organisatie of ook voor de samenleving (dit geldt dan speciaal voor overheidsorganen) als archiefwaardig moeten worden beschouwd worden ‘archiefstukken’ genoemd. De Engelse term voor archiefstukken is ‘records’: vandaar de term ‘records management’.

Het beheer van archiefstukken
Het verschil tussen archiefstukken en ‘gewone’ niet-archiefwaardige documenten komt tot uitdrukking in het beheerregime dat op archiefstukken moet worden toegepast:
  • Archiefstukken moeten centraal in de organisatie worden beheerd door een daarvoor aangestelde medewerker (archivaris). Gewone documenten kunnen worden beheerd door de medewerker die deze documenten heeft opgemaakt of ontvangen.
  • Archiefstukken mogen niet worden gewijzigd en dit moet door autorisatie-instellingen worden afgedwongen. Gewone documenten mogen wel worden gewijzigd.
  • Archiefstukken moeten gedurende een vastgestelde termijn (bewaartermijn) worden bewaard. Gewone documenten kunnen door de medewerker die deze documenten onder zijn beheer heeft naar eigen inzicht worden verwijderd.

Essentiële stappen voor het vangen van archiefstukken
Archiefstukken moeten worden geïdentificeerd en vastgelegd. Populair gezegd: ze moeten worden ‘gevangen’. In dit proces zijn de volgende stappen van essentieel belang:
  • Stap 1: Het bepalen van de archiefwaardigheid. Hoe wordt bepaald of een document als archiefstuk moet worden aangemerkt? Welke criteria worden gehanteerd en wie past de criteria toe?
  • Stap 2: Het opnemen van het archiefstuk in het archiefsysteem. Hoe wordt ervoor gezorgd dat archiefstukken in een archiefsysteem worden opgenomen en daarmee daadwerkelijk onder het archiefbeheerregime worden geplaatst? Wie voert hier welke taken uit en in hoeverre wordt men daarbij ondersteund?

Hoe veel overheidsorganisaties het doen
Mijn ervaring is dat veel overheidsorganisaties vasthouden aan het uitgangspunt dat een individuele medewerker zelf moet bepalen of een document dat hij heeft opgesteld of dat hij bijvoorbeeld per e-mail heeft ontvangen archiefwaardig is. De medewerker moet er dan vervolgens ook zelf voor zorgen dat het archiefstuk wordt opgenomen in het archiefsysteem.

Voor het bepalen van de archiefwaardigheid hebben de overheidsorganisaties weliswaar criteria opgesteld, maar in veel gevallen zijn deze criteria voor de medewerkers niet duidelijk genoeg. Dit hangt samen met de definitie van archiefbescheiden in de Archiefwet die te weinig houvast biedt voor digitale documenten. Ik heb dit zelf vaak ervaren in verschillende overheidsorganisaties, maar het is ook een van de constateringen van de Erfgoedinspectie in haar rapport ‘Beperkt houdbaar?’. Het gevolg van onduidelijke criteria is dat medewerkers documenten die archiefwaardig zijn niet altijd als zodanig herkennen en dat sommige documenten dus ten onrechte niet als archiefstukken worden beheerd.

Wanneer de medewerker een archiefstuk aan het archiefsysteem van de organisatie moet toevoegen dan moet hij een tweede horde nemen. Want bij het toevoegen van het archiefstuk zal de medewerker een aantal metadata voor dat archiefstuk moeten invullen. Als niet duidelijk is met welke waarden de metadata moeten worden gevuld, dan bestaat het risico dat òf verkeerde metadata aan het document worden toegekend òf dat de medewerker het archiefstuk maar helemaal niet aan het systeem toevoegt.

Ik moet benadrukken dat de problematiek die ik hierboven schets zich met name voordoet bij overheidsorganisaties, omdat voor overheidsorganen de Archiefwet geldt. Deze bepaalt dat veel meer soorten documenten archiefwaardig zijn dan voor organisaties in het bedrijfsleven het geval is.

Maatregelen voor verbetering
Met een aantal eenvoudige maatregelen kan voor de hierboven geschetste problemen al een grote verbetering worden bereikt. De organisatie kan in de eerste plaats eenduidige en voor iedereen werkbare criteria voor de archiefwaardigheid van documenten opstellen. Een andere eenvoudige verbetering kan worden bereikt door medewerkers de mogelijkheid te geven een archiefstuk per e-mail naar de archiefafdeling te sturen. De medewerker hoeft dan niet meer zelf het archiefstuk aan het archiefsysteem toe te voegen en zich te bekommeren over de metadata die hij voor het archiefstuk moet invullen. Als de organisatie gebruikmaakt van een recordsmanagementapplicatie (RMA) in combinatie met een documentmanagementsysteem (DMS) dan kan de RMA vaak zo worden ingericht dat bijvoorbeeld alle documenten die als definitieve versie aan het DMS worden toegevoegd automatisch ook als archiefstuk worden aangemerkt en zo, zonder enige extra actie van de zijde van de medewerker, onder het archiefbeheerregime worden geplaatst.

Blijvende uitdagingen
Ondanks deze maatregelen voor verbetering kan het nog steeds voorkomen dat archiefwaardige documenten niet onder een archiefbeheerregime worden geplaatst. Want ondanks duidelijke criteria voor archiefwaardigheid kunnen medewerkers het nalaten om een document als archiefstuk aan te merken en in het archiefsysteem op te nemen. Verder kan het voorkomen dat een document dat in eerste instantie niet aan de criteria van archiefwaardigheid voldoet bij nadere instantie toch als archiefstuk dient te worden aangemerkt of in ieder geval als zodanig zou moeten worden beheerd. Denk hierbij aan fraudezaken, audits of parlementaire enquêtes waarin bepaalde informatie ineens meer relevantie krijgt en dus niet meer zomaar door een individuele medewerker zou mogen worden verwijderd. Tenslotte is het heel gebruikelijk dat in organisaties slechts een bepaald deel van alle documenten in een DMS/RMA wordt opgeslagen. Documenten op netwerkschijven kunnen bijvoorbeeld niet automatisch als archiefstuk worden aangemerkt zoals dat in een DMS/RMA vaak wel kan.

Verdergaande automatisering
Om ook bovenstaande uitdagingen het hoofd te bieden kunnen organisaties software voor automatische classificatie van documenten inzetten. De essentie van deze software is het vermogen om te werken als een vangnet of een filter voor een verzameling documenten. De werking is vergelijkbaar met die van een spamfilter dat wordt gebruikt voor het herkennen en verwijderen van ongewenste e-mails. Deze software heeft echter veel meer mogelijkheden voor configuratie en inrichting en kan veel flexibeler worden ingezet.

Op basis van patroonherkenning en met behulp van door de organisatie ingevoerde regels kan de software documenten automatisch als archiefstuk identificeren, ordenen en metadata daaruit extraheren. Kenmerkend is dat de nauwkeurigheid van de software kan worden verbeterd door feedback van de gebruiker. Door ‘training’ kan de software zo gaandeweg steeds beter de archiefstukken uit een verzameling documenten vangen. Het eindresultaat is dat het handmatig identificeren van archiefstukken en het opnemen daarvan in het archiefsysteem alleen nog voor bijzondere gevallen nodig zal zijn.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.