Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

ECM een commodity?

Categorie: BIM

ECM een commodity?

De afgelopen tijd hoor ik steeds vaker de woorden commodity en ECM in elkaars verlengde genoemd worden. Waarbij de suggestie gewekt wordt dat ECM een artikel is dat off the shelf kan worden ingezet.

Hier zit uiteraard een kern van waarheid in, zaken als document management, met basale zaken als versiebeheer en de mogelijkheid gezamenlijk aan documenten te werken worden meer en meer gemeengoed. Hierbij voorziet een van de plank benadering wel degelijk in de basis behoefte op dit gebied voorziet. Mijn inziens heeft men het dan alleen over de basale zaken binnen ECM.

Echter de kern vraag voor het ECM vraagstukken is: Wat wil men nu en later met de content of informatie? Waarvoor wordt deze aangewend, hoe lang is het relevant? Het gebruik maken van alleen basale ECM functionaliteit heeft een groot gevaar in zich, het verleidt tot het niet meer (hoeven) nadenken over de hierboven genoemde kernvraag. Een goede filosofie over hoe om te gaan met hetgeen aan informatie/content verzamelt wordt is noodzakelijk voor het goed inrichten en onderhouden van een ECM landschap.

Er is anders gerede kans op het ontstaan van silo’s van informatie die slecht te ontsluiten zijn. Een voorbeeld hiervan is een onderneming die zijn externe communicatie in batch aanlevert aan een printstraat en vervolgens deze batch bewaard. Indien men dan later bij informatie wil hebben over wat er aan een specifieke klant is medegedeeld dient men de batch opnieuw te ontsluiten.

Tevens worden belangrijke gebieden als compliance en het netjes vastleggen volgens welk proces informatie is ontstaan vaak niet of onvoldoende ondersteund of ingericht. Ook zaken als archivering, records management, retentie beleid en veiligheid raken door het op korte termijn invullen van de basis behoefte op de achtergrond.

Zeker in een tijd waarin het volume van de informatie stroom alleen maar toeneemt, de content alleen maar rijker wordt (foto’s, film, 3D printontwerpen etc.) en de mate van versnippering ook alleen maar groter lijkt te worden (klant contact moment via verschillende kanalen zoals Twitter, Facebook, service desks, e-mail etc.).

Kortom, ECM wordt een commodity wordt door mij volledig onderschreven als het gaat om aantal basale technieken die in de toolbox zitten die ECM heet. De ingebruikname van basis ECM functionaliteiten is een stuk eenvoudiger geworden en die trend zet verder door. Het initieel installeren van zulke systemen is aanzienlijk makkelijker geworden de afgelopen jaren en ook het configureren is steeds gebruiksvriendelijker geworden. Dat deze technische barrières zo snel geslecht worden is alleen maar gunstig maar ontslaat de informatie manager niet van de plicht na te denken over hoe men deze software voor zijn organisatie het gunstigst inzet. Immers het installeren en configureren mag eenvoudiger geworden zijn, men dient nog steeds wel te weten hoe men dit het beste voor zijn organisatie in kan zetten.

Het gedachtegoed en de mindset rondom ECM zal nog niet snel een commodity zijn, als men in de markt rondkijkt naar hoe veel ondernemingen met dit onderwerp om gaan zit het zeker nog niet overal in de volwassenheidsfase. Het staat vaak nog in de kinderschoenen, soms is men is al tevreden als er sprake is van hergebruik van informatie en het redelijk kunnen ontsluiten van informatie.

Over de auteur

Luuk van den Akker
Luuk van den Akker

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.