Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Records management voor ECM én BI

Als het gaat om het beheer van digitale data wordt vaak onderscheid gemaakt tussen ongestructureerde data en gestructureerde data. Ongestructureerde data zijn data in de vorm van wat we in het algemeen ‘documenten’ noemen: Word-documenten, e-mails, PowerPoint-presentaties enz. Gestructureerde data zijn data in databases. Het beheer van ongestructureerde data is het terrein van ECM (Enterprise Content Management) en het beheer van gestructureerde data dat van BI (Business Intelligence).

Records management (RM) gaat over het beheer van ‘records’, of in goed Nederlands ‘archiefbescheiden’ (enkelvoud: ‘archiefstuk’). De internationale norm voor records management, de ISO 15489, geeft de volgende definitie voor ‘archiefbescheiden’: “informatie opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties”. Uit deze definitie blijkt dat archiefbescheiden niet documenten hoeven te zijn, het kunnen ook gestructureerde data zijn. Ook de Archiefwet 1995 (kortweg: Archiefwet), de wet die de archiefvorming en het archiefbeheer voor overheidsorganen regelt, spreekt alleen maar over archiefbescheiden. In de hele Archiefwet komt het woord ‘document’ niet voor!

De ISO 15489 zegt het volgende over wat de aard van een archiefstuk is: “Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd. Het behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen en moet voor verantwoordingsdoeleinden gebruikt kunnen worden.” De ISO 15489 stelt dat een archiefstuk daarom de volgende vier kenmerken moet bezitten: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid. Over ‘integriteit’ zegt de ISO 15489: “De integriteit van een archiefstuk heeft betrekking op het feit dat het volledig en ongewijzigd is.” Dit impliceert dat een document dat nog in bewerking is of een database waaraan nog databaserecords worden toegevoegd of waarin databaserecords worden gemuteerd niet kan worden beschouwd als een archiefstuk, oftewel niet archiefwaardig kan zijn.

Sommige databases of in ieder geval gegevens daaruit (databestanden) zijn van zodanig belang dat ze voor langere tijd of zelfs permanent (eeuwig) bewaard moeten blijven. Denk hierbij aan databestanden met weergegevens van het KNMI of databestanden met gegevens over de waterstanden van Rijkswaterstaat. De hele, actuele database, met al zijn data als archiefstuk beschouwen is gezien de bovenstaande kwaliteitseis van integriteit uit de ISO 15489 niet mogelijk. De oplossing is dan om data uit de database als archiefstuk buiten het databasesysteem zelf te bewaren (te archiveren).

Om data uit een database te archiveren zijn er verschillende mogelijkheden. Er kunnen regelmatig rapportages in de vorm van een document in de database worden gegenereerd en deze kunnen als archiefstuk worden beheerd. Een andere mogelijkheid is dat op gezette tijden een deel van de database wordt gekopieerd en als zelfstandig databestand wordt beheerd. De grote leveranciers van ECM-software (EMC, IBM, OpenText enz.) leveren tegenwoordig oplossingen waarmee deze laatste mogelijkheid in verregaande mate wordt ondersteund. Met deze oplossingen kunnen afgesloten databestanden uit een database worden geëxporteerd, geanalyseerd, voorzien van metadata, gecomprimeerd en onder het beheer van een systeem voor records management worden gebracht.

Geen enkele organisatie, uit de publieke dan wel de private sector, is wettelijk verplicht voor het beheer van digitale archiefbescheiden een systeem voor records management in te zetten. Voor het beheer van archiefwaardige ongestructureerde data (documenten dus) is de inzet van een systeem voor records management (een recordsmanagementapplicatie, RMA) echter steeds gebruikelijker. Organisaties die veel archiefwaardige gestructureerde data hebben doen er goed aan zich ook te oriënteren op de oplossingen van leveranciers voor ECM-software voor records management voor gestructureerde data.

De weg naar verantwoord records management voor gestructureerde data begint bij het besef bij de informatieprofessionals in de organisatie (bij de overheid ‘DIV-medewerkers’ genoemd) dat ook databestanden in databases archiefwaardig kunnen zijn en dus als archiefstuk moeten worden behandeld. Vervolgens moeten de betreffende databestanden worden geïnventariseerd. Daarna kan software voor de archivering van deze databestanden worden ingezet. In al deze stappen zullen verschillende disciplines met elkaar moeten samenwerken. Daarbij is ook een rol weggelegd voor specialisten op het gebied van databases en BI. Daarom kunnen we zeggen dat records management niet alleen hoort bij ECM, maar ook bij BI.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.