Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Zin en onzin over PDF/A

Veel organisaties die hun digitale archiefbescheiden op een verantwoorde manier willen archiveren hanteren tegenwoordig de stelregel dat deze archiefbescheiden zo snel mogelijk moeten worden geconverteerd naar het bestandsformaat PDF/A. Overheidsorganen baseren zich hierbij op artikel 26 van de Archiefregeling. In dit artikel staat dat permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging naar een archiefbewaarplaats (zoals het Nationaal Archief of een gemeentearchief), moeten worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd. In de Toelichting van de Archiefregeling wordt PDF/A genoemd als een voorbeeld van zo’n bestandsformaat.

PDF/A (portable document format/archiving) is ontwikkeld voor langetermijnbewaring van elektronische documenten en gestandaardiseerd in de internationale norm ISO 19005, getiteld ‘Document management – Electronic document file format for long-term preservation’. De ISO 19005 definieert ‘electronic document’ als “electronic representation of a page-oriented aggregation of text and graphic data, and metadata useful to identify, understand and render that data, that can be reproduced on paper or optical microform without significant loss of its information content”. Voor een PDF/A-bestand geldt dus dat de weergave van de inhoud op een computerscherm gelijk is aan de weergave op papier wanneer dat PDF/A-bestand zou worden afgedrukt. PDF/A is daarmee beslist niet een geschikt bestandsformaat voor digitale archiefbescheiden in het algemeen. Denk maar eens aan PowerPoint-bestanden met animaties, Excel-bestanden met interactieve grafieken of webpagina’s met dynamische content. Bij conversie naar PDF/A kan bij dit soort bestanden informatie verloren gaan.

Een wijdverbreide gedachte is dat PDF/A een niet muteerbaar bestandsformaat zou zijn en daarom zo geschikt zou zijn voor archivering. Bij een archiefstuk moet een gebruiker er immers van kunnen uitgaan dat het volledig en ongewijzigd is. De internationale norm voor records management, de ISO 15489, spreekt in dit verband van de integriteit van een archiefstuk. PFD/A is echter wel degelijk muteerbaar. In de ISO 19005 staat ook nergens dat een PDF/A-bestand niet muteerbaar zou mogen zijn. PDF/A kan dus niet worden gebruikt om de integriteit van een archiefstuk te garanderen. De aangewezen methode om digitale archiefbescheiden te beschermen tegen mutatie is de toegang tot deze archiefbescheiden zodanig in te richten dat mutatie niet mogelijk is. Dit kan het beste worden gerealiseerd door de archiefbescheiden op te nemen in een ECM-systeem waarin de juiste autorisaties kunnen worden ingesteld.

Een ander nogal eens voorkomend misverstand is de gedachte dat de DoD 5015.2-STD, de internationale de facto-norm voor software voor records management, vereist dat digitale archiefbescheiden in PDF/A worden opgeslagen. PDF/A wordt in de DoD 5015.2-STD echter helemaal niet genoemd. De recordsmanagementapplicaties (RMA’s) van grote leveranciers van ECM-software (EMC, IBM, OpenText enz.) zijn allemaal gebouwd volgens de eisen van de DoD 5015.2-STD. Deze RMA’s beschikken daarom niet standaard over functionaliteit om documenten automatisch op te slaan in PDF/A zodra deze documenten onder het beheer van de RMA worden geplaatst (‘als record worden gedeclareerd’). Organisaties die dergelijke functionaliteit in een RMA wensen, moeten er daarom rekening mee houden dat deze functionaliteit met maatwerk moet worden gerealiseerd.

Het gebruik van PDF/A kan zeker zinvol zijn, maar het is belangrijk om een realistisch beeld te hebben van de mogelijkheden en onmogelijkheden van PDF/A. Het is daarom goed om te zien dat verschillende archiefspecialisten zich kritisch uitspreken over het gebruik van PDF/A en vraagtekens plaatsen bij de populariteit ervan. Zie hiervoor bijvoorbeeld http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.nl/2012/12/dood-aan-pdf.html.

Organisaties die digitale archiefbescheiden willen opslaan in PDF/A wil ik graag de volgende adviezen geven:
  • Bedenk dat het opslaan van digitale archiefbescheiden in PDF/A nooit het enige middel kan zijn voor verantwoorde archivering, maar deel moet uitmaken van een meer omvattende strategie.
  • Bepaal in een kosten-batenanalyse welke digitale archiefbescheiden u in PDF/A wilt opslaan. Wettelijk gezien is uitsluitend voor permanent te bewaren archiefbescheiden van overheidsorganen vereist dat ze worden opgeslagen in een bestandsformaat als PDF/A en dit dan ook nog pas wanneer deze archiefbescheiden moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
  • Als u de inhoud van een origineel bestand (bijvoorbeeld een Word-bestand) in de toekomst wilt hergebruiken, bewaar dan naast het PDF/A-bestand ook nog dat originele bestand. Bewaar ook de originele bestanden waarvan bij conversie naar PDF/A informatie verloren gaat.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.