Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Archiveren met RMA en e-depot

Een RMA en een e-depot zijn middelen voor de archivering van digitale archiefbescheiden (archiefwaardige documenten en andere vormen van archiefwaardige content). Ik merk nogal eens dat er onduidelijkheid bestaat over de verschillen tussen een RMA en een e-depot. In deze blogpost wil ik daarom wat helderheid scheppen.
 
RMA
RMA is de afkorting voor ‘records management application’. Een RMA is dus een computerprogramma (applicatie) voor het beheer van (digitale) archiefbescheiden (Engels: records). Een belangrijke standaard voor RMA’s is de “Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard” van het Amerikaanse ministerie van Defensie. Deze standaard, beter bekend als de DoD 5015.2-STD, is internationaal geaccepteerd en wordt door alle grote leveranciers van ECM-software gehanteerd als de basis voor de opzet van hun RMA’s. Een belangrijke reden hiervoor is dat een RMA voor de DoD 5015.2-STD gecertificeerd kan worden. Een certificering is voor klanten een garantie dat de RMA aan de eisen van de DoD 5015.2-STD voldoet.
 
Een RMA kan onder meer de volgende functionaliteit bieden:
  • Identificatie van documenten die als archiefbescheiden moeten worden aangemerkt
  • Geautomatiseerde vernietiging van archiefbescheiden na afloop van hun bewaartermijn
  • Geautomatiseerde ondersteuning voor de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats (zoals het Nationaal Archief of een gemeentearchief) na afloop van hun bewaartermijn in de RMA
  • Vastlegging van de toegangsrechten (autorisaties) voor archiefbescheiden
 
Een RMA volgens de DoD 5015.2-STD is niet een systeem dat is bedoeld voor permanente bewaring van archiefbescheiden. De DoD 5015.2-STD gaat ervan uit dat de digitale archiefbescheiden na verloop van tijd worden vernietigd of vanuit de RMA worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
 
E-depot
Een e-depot wordt in het document ‘ED3: Eisen Duurzaam Digitaal Depot’ van het LOPAI (Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs) als volgt gedefinieerd: “Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” Ter toelichting wordt daarbij geschreven: ”Een e-depot is dus te vergelijken met een analoge archiefruimte of -bewaarplaats, die conform de Nederlandse archiefwetgeving bestemd is voor permanent te bewaren archiefbescheiden.” Het Nationaal Archief hanteert een vergelijkbare definitie. Deze definities sluiten aan bij de definitie van het “Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)” van de ruimtevaartorganisatie NASA, dat is gestandaardiseerd in de ISO 14721: “An OAIS is an archive, consisting of an organization, which may be part of a larger organization, of people and systems that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for a designated community.”
 
OAIS wordt door veel organisaties gebruikt als raamwerk voor de opzet van een e-depot. De functies van een e-depot volgens OAIS zijn:
  • Ingest: het opnemen van archiefmateriaal
  • Archival Storage: het opslaan van archiefmateriaal
  • Data Management: het beheer van de metadata van archiefmateriaal
  • Administration: het beheer van het archiefsysteem
  • Preservation Planning: het plannen van de duurzame bewaring van archiefmateriaal (bijv. door tijdige conversie naar nieuwere bestandsformaten)
  • Access: het verlenen van toegang tot archiefmateriaal

 
 De functies van een OAIS (bron: http://www.ncdd.nl/blog/?page_id=447)
 
Een e-depot (ook wel een ‘digitaal depot’ genoemd) volgens bovenstaande definities is, anders dan een RMA, dus niet alleen maar een computerprogramma. Een essentieel kenmerk van een e-depot is dat het primair is bedoeld voor duurzame bewaring van langdurig of permanent te bewaren digitale informatie. Bij dit soort digitale informatie bestaat het risico dat in de loop van de tijd de informatie ontoegankelijk wordt doordat bijvoorbeeld de bestandsformaten waarin de informatie oorspronkelijk is opgeslagen in onbruik raken. In een e-depot moeten maatregelen voor zulke risico’s worden genomen.
 
Gebruik van RMA en e-depot
Overheidsorganen moeten hun archiefbescheiden beheren volgens de kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in de archiefwetgeving. Een RMA kan daarbij voor digitale archiefbescheiden goede ondersteuning bieden. Veel overheidsorganisaties gebruiken daarom tegenwoordig een RMA. Vaak is de RMA als een module geïntegreerd in een DMS (documentmanagementsysteem). De digitale archiefbescheiden die onder het beheerregime van een RMA zijn geplaatst kunnen in dat geval in het DMS zelf opgeslagen blijven.
 
Een e-depot is zoals gezegd een voorziening voor duurzame bewaring van digitale informatie. In Nederland beschikken het Nationaal Archief, het Stadsarchief Amsterdam en het Stadsarchief Rotterdam op dit moment over een e-depot. De Regionale Historische Centra (RHC’s) zijn met het Nationaal Archief bezig een gezamenlijk e-depot te ontwikkelen. In deze e-depots worden digitale archiefbescheiden opgeslagen en beheerd die permanent (eeuwig) moeten worden bewaard.
 
Het Centraal Digitaal Depot+ (CDD+) van de Justitiële Informatiedienst (JustID) wordt ook wel een e-depot genoemd. Het CDD+ fungeert als centraal archief voor digitale dossiers in de strafrechtsketen. Het CDD+ verschilt van de genoemde e-depots doordat in het CDD+ vooral op termijn te vernietigen archiefbescheiden worden opgeslagen die nog in werkprocessen worden geraadpleegd. Deze archiefbescheiden zijn ook niet openbaar, dat wil zeggen toegankelijk voor het algemeen publiek. Permanent te bewaren archiefbescheiden uit het CDD+ worden te zijner tijd overgebracht naar het e-depot van het Nationaal Archief. Persoonlijk vind ik het daarom verwarrend dat het CDD+ een e-depot wordt genoemd.
 
De term ‘e-depot’ wordt verder gebruikt door de Koninklijke Bibliotheek (KB) voor haar “digitaal magazijn” voor digitale publicaties. Ten slotte spreken onderzoeksinstellingen over ‘e-depot’ voor hun systemen voor langdurig te bewaren digitale databestanden. Een voorbeeld hiervan is het e-depot voor de Nederlandse archeologie ‘EDNA’.

Met de groei van het aantal digitale archiefbescheiden, digitale publicaties en digitale dataverzamelingen zullen e-depots steeds omvangrijker worden. Langdurige digitale bewaring wordt daarmee een steeds belangrijker, maar tegelijk ook steeds meer alledaags aspect van ECM. Organisaties kunnen, voordat ze hun digitale archiefbescheiden aan een e-depot aanleveren, een RMA inzetten ter ondersteuning van het beheer van de archiefbescheiden tijdens de periode dat deze worden bewaard bij de organisatie zelf. Een RMA kan ook helpen de overbrenging naar een e-depot op een efficiënte wijze uit te voeren.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.