Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Luiers, bier en de verborgen schat met procesinformatie

Het is zaterdagmiddag 14.00 uur. Ik loop naar de kassa bij mijn lokale supermarkt. Het is er zoals altijd druk rond dit tijdstip. Voor mij staat een jonge vader slaperig z’n wekelijkse boodschappen af te rekenen. Hij heeft in zijn winkelwagen een paar pakken wegwerpluiers liggen. Onderaan het winkelwagentje heeft hij een rekje uitgeklapt en daar een kratje bier op neergezet. Ik denk aan die keer dat ik m’n scheenbeen stootte tegen zo’n metalen rekje. En ook aan de combinatie van luiers en bier.
 
Mijn gedachten dwalen namelijk af naar een bekend verhaal om data mining uit te leggen. Dit verhaal speelde zich af in een grote Amerikaanse supermarktketen. Met behulp van data mining tools werden alle transacties van een bepaalde periode geanalyseerd. Hieruit bleek onverwachts dat er op zaterdag een sterke correlatie was tussen het kopen van luiers en van bier. De verklaring zou zijn dat Amerikaanse mannen door hun vrouwen op pad werden gestuurd om luiers te kopen en zichzelf vervolgens met bier beloonden. Door luiers en bier dichtbij elkaar te plaatsen, gingen de verkopen omhoog.

Nu ik daar aan denk, denk ik aan mijn eigen vakgebied, dat van Enterprise Content Management. Veel organisaties werken al een tijdje met software om hun ongestructureerde content  te beheren. Deze software slaat bij ieder bestand metadata op. Deels ingevoerd door gebruikers, deels geautomatiseerd. Wanneer de informatie net is opgeslagen, is dit over het algemeen weinig. Echter, hoe vaker de informatie gebruikt wordt, des te belangrijker deze wordt en hoe meer metadata we erbij vastleggen. De vastgelegde metadata in combinatie met de inhoud van het bestand zorgt ervoor dat we de bestanden gemakkelijk terug kunnen vinden en dat we voldoen aan interne en externe wet- en regelgeving.
 
Naast de opgeslagen bestanden en hun metadata is er echter ook een ander component van ECM applicaties. Dat kan helpen om tot nieuwe inzichten te komen over onze processen. Een inzicht dat vergelijkbaar is met het voorbeeld over de correlatie tussen de verkoop van pampers en bier op zaterdag. Zoals zoveel IT systemen houdt ook ECM software namelijk een uitgebreide audit trail bij. Het is informatie over wie wat wanneer deed met bijvoorbeeld een document.
 
Door nu metadata en de audit trail in samenhang te analyseren met zogenaamde process mining tools ontstaan realistische beelden over de werking van bedrijfsprocessen in een organisatie. Door te zoeken op het internet kwam ik erachter dat de TU in Eindhoven veel wetenschappelijke kennis heeft opgebouwd op het gebied van process mining. Met name Hajo Reijers en Wil van der Aalst hebben interessante publicaties op hun naam staan.

Bij het opslaan van bestanden in ECM applicaties leggen gebruikers vaak metadata vast zoals het documenttype. Voorbeelden van documenttypes zijn: factuur, burgerbrief of hypotheekaanvraag. Zo'n documenttype heeft vaak een belangrijke betekenis in werkprocessen. Wanneer de organisatie geen software voor procesondersteuning gebruikt, kan process mining hier goed van pas komen. De auditor kan op deze manier vaststellen of betalingen van een facturen op rechtmatige wijze plaatsvinden. Het hoofd Burgervragen kan nagaan of het afhandelen van complexe burgervragen efficiënt gebeurt wanneer andere afdelingen betrokken worden. De productmanager verkort de afhandelingstijd van een hypotheekaanvraag van dagen tot minuten. 

Aangezien veel organisaties al jaren procesdata verzamelen in hun ECM applicaties, lijkt het me daarom een mooi moment om deze verborgen schatten aan informatie over bedrijfsprocessen op te graven door middel van Process Mining. Ik zou graag hier met u over in gesprek gaan, maar eerst toch maar even afrekenen met mijn klantenkaart, zodat mijn koopgedrag haarfijn geanalyseerd kan worden...

Over de auteur

Carlo Rens
Carlo Rens
De afgelopen 10 jaar heb ik ervaring opgebouwd in rollen op het vlak van Enterprise Content Management (ECM) en ik vind het leuk om in deze blog mijn ervaringen te delen. In diverse projecten heb ik vrijwel alle denkbare rollen vervuld: van functioneel ontwerper tot en met technisch beheerder. Hierdoor heb ik een uitstekend inzicht gekregen hoe ECM projecten succesvol uitgevoerd kunnen worden en heb hierin als solution architect een leidende rol.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.