Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Tips voor een goede classificatie

Een van de belangrijkste functies van een systeem voor document- of archiefbeheer is het onderbrengen van documenten in een classificatieschema. Classificatie wordt ook wel ‘ordening’ genoemd en voor een classificatieschema wordt ook wel de term ‘taxonomie’ gebruikt.



Het doel van classificatie
Classificatie van documenten houdt in dat een verzameling documenten wordt opgedeeld in deelverzamelingen (categorieën) op basis van een of meer gemeenschappelijke eigenschappen van de documenten. Classificatie is iets dat iedereen kent van een bibliotheek of een boekwinkel. Thrillers staan allemaal bij elkaar in een kast en reisboeken staan bij elkaar in een andere kast. De reisboeken zijn vervolgens gerangschikt op land en binnen een land weer op auteur.

Classificatie van documenten in een ECM-systeem betekent meestal dat de documenten worden geordend in dossiers: zaakdossiers (alle documenten met betrekking tot een bepaalde zaak (case)), klantdossiers, projectdossiers e.d. Een dossier kan weer worden onderverdeeld in subdossiers en documenten kunnen worden onderverdeeld in categorieën van documentsoorten. Door documenten te ordenen wordt het mogelijk om ze sneller terug te vinden, om ze in hun context te interpreteren en om archiefbeheer en toegangsbeheer op gelijksoortige documenten uit te oefenen.

Mappenstructuren en metadata
Classificatie van documenten is mogelijk door documenten op te slaan in een mappenstructuur, door metadata aan documenten toe te kennen of door een combinatie van beide methoden. Mappenstructuren worden veel gebruikt in SharePoint-systemen en op gemeenschappelijke netwerkschijven. Gebruikers hebben in dergelijke systemen vaak de mogelijkheid om naar eigen inzicht mappen toe te voegen en deze een zelfgekozen naam te geven. Dit lijkt erg handig, maar de keerzijde is dat er bijna altijd een wildgroei aan mappen ontstaat waardoor andere gebruikers dan de gebruiker die de mappen heeft aangemaakt hun weg in de verzameling documenten niet meer kunnen vinden. Voor een ECM-systeem van enige omvang is het daarom altijd beter om met een vaste, niet door gebruikers te wijzigen mappenstructuur en/of metadata te werken.

Regels voor een goede classificatie
Er bestaan vier algemeen door informatiespecialisten erkende kwaliteitseisen om tot een goede classificatie te komen:
  1. Eenheid van verdelingskarakteristiek
  2. Co-extensie
  3. Modulatie of gradatie
  4. Collocatie
Deze kwaliteitseisen kunnen worden gezien als vuistregels voor de opzet van een goede classificatie. Ik maak het geregeld mee dat bij de opzet van een classificatie deze regels niet worden gehanteerd, vooral wanneer de classificatie wordt opgezet door gebruikers die geen ervaring hebben met classificaties. Hieronder geef ik een toelichting op de vier kwaliteitseisen.

De eenheid van verdelingskarakteristiek houdt in dat de onderverdeling van een categorie in het classificatieschema gebaseerd moet zijn op één en hetzelfde criterium, de zogenaamde ‘verdelingskarakteristiek’. Een classificatie van documenten in categorieën van hetzelfde niveau mag dus bijvoorbeeld niet tegelijk zijn gebaseerd op de inhoud van de documenten én op de vorm van de documenten. In een classificatie moet er dus niet een categorie ‘Offertes’ bestaan naast een categorie ‘E-mail’. Want in welke categorie moet je als gebruiker dan een offerte onderbrengen die in de vorm van een e-mail is binnengekomen?

De eis van co-extensie betekent dat de gezamenlijke omvang van de subcategorieën op eenzelfde niveau in het classificatieschema gelijk moet zijn aan de omvang van de categorie die in deze subcategorieën is onderverdeeld. Een classificatie van documenten moet dus alle categorieën omvatten voor alle soorten documenten die op basis van een bepaald kenmerk in het systeem moeten worden opgenomen. Met andere woorden: een gebruiker moet niet het idee hebben dat hij een bepaald soort document in het classificatieschema niet kan onderbrengen omdat daarvoor geen categorie bestaat. Een veelvoorkomende fout om aan de eis van co-extensie te voldoen is overigens dat er te gemakkelijk restcategorieën als ‘Overige’ of ‘Algemeen’ in de classificatie worden opgenomen. Dit soort categorieën nodigt gebruikers snel uit om documenten uit gemakzucht in deze nietszeggende categorieën onder te brengen.

De eis van modulatie of gradatie betekent dat de verdeling van een categorie in subcategorieën geleidelijk moet verlopen en dat er geen belangrijke tussenniveaus mogen worden overgeslagen. Onder een hoofdcategorie als ‘Secundaire bedrijfsfuncties’ volgt bijvoorbeeld eerst een subcategorie ‘HRM’, daaronder per personeelslid een personeelsdossier en binnen elk personeelsdossier zijn de documenten dan geordend in subcategorieën als ‘Arbeidscontract’, ‘Verlof’ enz.

De eis van collocatie houdt in dat categorieën die aan elkaar verwant zijn ook naast elkaar moeten worden weergegeven (“naaste buren, naaste verwanten”). Een lijstje met de Nederlandse provincies bijvoorbeeld begint traditioneel met Groningen en eindigt met Limburg. Het in de juiste volgorde weergeven van de categorieën voor een project volgens de processen van PRINCE2 (‘Starting Up a Project’ tot en met ‘Closing a Project’) is ook een voorbeeld van collocatie.

Als een classificatie, mede met behulp van deze vier kwaliteitseisen, goed is ingericht, dan kunnen gebruikers met minimale inspanning hun documenten in de juiste categorie opslaan en ook in de juiste categorie terugvinden.

Aanvullende tips
Aan de vier hierboven genoemde kwaliteitseisen wil ik nog de volgende tips toevoegen:
  • Houd het eenvoudig. Hoe meer categorieën, hoe meer tijd en inspanning voor onderhoud van de classificatie nodig is en hoe groter de kans dat een gebruiker het overzicht verliest. Houd het aantal categorieën in een classificatieschema daarom beperkt tot het aantal dat minimaal noodzakelijk is.
  • Houd het doel voor ogen. Voor verschillende gebruikers kunnen verschillende classificaties een eigen doel dienen. Het voordeel van ECM-systemen is dat deze het mogelijk maken om meerdere classificaties naast elkaar te laten bestaan, bijvoorbeeld een classificatie van dossiers op basis van werkprocessen én een classificatie van dezelfde dossiers op basis van bewaartermijnen. Zorg er wel voor dat elke classificatie op haar eigen doel is gericht.
  • Schakel deskundige hulp in. Als er een enigszins uitgebreid classificatieschema moet worden opgesteld is het verstandig hiervoor een ervaren informatie- of ECM-specialist in te zetten. Deze zal bij het opstellen van de classificatie de eisen van de doelgroep inventariseren en analyseren en de hierboven genoemde kwaliteitseisen als basis voor de opzet van de classificatie hanteren.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.