Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Een ECM huis verbouwen doe je zó!

Mijn vrouw en ik hebben een eigen woning. We onderhouden het prima, maar onze keuken voldoet eigenlijk niet meer aan onze huidige wensen. Zo is er nog wel meer aan te merken op ons huis. Met twee kindjes is er namelijk ook meer ruimte nodig dan toen we nog met z’n tweeën waren. Verhuizen was een serieuze optie, maar we hebben besloten om te verbouwen.  
 
Afbeelding: http://www.freedigitalphotos.net (Supertrooper)

Organisaties staan bij het onderhouden van hun ECM “huis” voor vergelijkbare vraagstukken. Gewijzigde eisen en wensen van de gebruikersorganisatie vragen om een aangepaste ondersteuning door ECM tools. Overstappen op een nieuwe suite is een rigoureuze en risicovolle beslissing. In het bestaande systeem is al behoorlijk geïnvesteerd, gebruikers zijn gewend aan het gebruik ervan en alternatieven hebben ook hun (verborgen) gebreken. Verbouwen is dan een logische keuze.

Volop informatievraagstukken
In de praktijk zie ik gebruikers legio informatievraagstukken op tafel leggen zoals:
  • informatie moet overal, ook thuis en onderweg beschikbaar zijn;
  • informatie moet eenvoudig en veilig toegankelijk zijn vanaf ieder (eigen) mobiel apparaat, zoals tablets en smartphones;
  • informatie moet integraal beschikbaar zijn, zodat er één Single Point of Truth is en gegevens niet meervoudig opgeslagen en onderhouden hoeven te worden;
  • informatie moet waardevol zijn. Er wordt veel te veel informatie langdurig bewaard, waardoor het zoeken naar waardevolle informatie veel tijd in beslag neemt.
Uiteraard moeten deze vragen beantwoord worden met oplossingen die betaalbaar zijn en blijven.
 
Hoe verbouwen we ons ECM huis?
We kunnen niet alles tegelijk doen, in welke volgorde moeten bovenstaande informatievraagstukken beantwoord worden? Hoe komen we tot een goed verbouwingsplan zodat onze stakeholders tevreden blijven? Er is geen eenvoudig antwoord op deze vragen, maar er is wel een proces dat gevolgd kan worden om tot een goede aanpak te komen en er zijn bepaalde producten die de communicatie naar stakeholders zullen ondersteunen. Door de volgende stappen te volgen ontstaat een gedragen verbouwingsplan.
 
Stap 1. Bepaal de Product owner
De software ontwikkelingsmethode Scrum is de afgelopen jaren breed omarmd. Ook bij het verbouwen van ECM omgevingen. Een essentiële rol is weggelegd voor de product owner. Deze is verantwoordelijk voor het succes van het product en bepaalt prioriteiten.
 
Veel mensen associëren de product owner met de beheerder van de product backlog. Dit is zeker waar. Echter, voordat de product backlog gemaakt en beheerd kan worden is er een ander product nodig: de product visie.
 
Stap 2. Vorm een beeld van het product
Bij het ontwikkelen van een product hoort een visie. Ook volgens Scrum. Een goede visie geeft antwoord op de volgende vragen:
  • wie is de doelgroep?
  • welke behoefte heeft deze doelgroep?
  • welke waarde voegt het product toe?
  • hoe ziet het product er ongeveer uit?

Stap 3. Visualiseer de visie
De product owner onderhoudt contact met de business, zorgt ervoor dat de vragen van stap 2 beantwoord zijn en visualiseert deze. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een Product Canvas:


Bron: http://www.romanpichler.com/tools/product-canvas/
 
Op deze manier krijgen alle betrokkenen eenvoudig inzicht in wie de verwachte gebruikers van het product zijn, wat het doel van het product is en hoe het product er ongeveer uit ziet.
 
Stap 4. Maak een roadmap
Wanneer meerdere producten te realiseren zijn, maak dan voor ieder product een product canvas. In samenspraak met stakeholders prioriteert de product owner de op te leveren producten en stelt een roadmap op. Hieruit blijkt wat in welke volgorde gaat gebeuren.
 
Stap 5. Visualiseer de roadmap
Ook de roadmap kan het beste gevisualiseerd worden, bijvoorbeeld in de vorm van een transformation map.  Dit is een visualisatie op één pagina met daarop de belangrijkste acties, resultaten en mijlpalen om een doel te bereiken. Het is hierdoor gemakkelijk om uit te leggen wat er gaat veranderen.  
 
Een Transformation map ziet er voor een cultuurprogramma bijvoorbeeld als volgt uit:

Bron: Capgemini Consulting
 
Stap 6. Formeer een goed team
Wanneer duidelijk is wat er moet gebeuren, is het belangrijk om een goed team samen te stellen dat de klus gaat klaren. Mochten er geen collega’s of kennissen zijn die het uitvoerende werk kunnen verrichten, zoek dan een aannemer die ontzorgt en ervoor zorgt dat snel de juiste mensen beschikbaar zijn om te helpen.
 
Start en realiseer!
Na de goede voorbereiding is het belangrijk om samen met het team te gaan realiseren. Over Scrum in actie is maar genoeg geschreven: de product backlog wordt op orde gebracht, de hoeveelheid werk wordt geschat, planningen worden gemaakt en wordt sprintsgewijs waarde toegevoegd. Door de goede voorbereiding verloopt de klus soepel.
 
Tot slot
Bij het verbouwen van een huis kan het gebeuren dat onvoorziene gebeurtenissen zoals extreme weersomstandigheden ervoor zorgen dat bepaalde werkzaamheden even niet uitgevoerd kunnen worden. Het team moet dan flexibel genoeg zijn om werkzaamheden naar voren te halen of uit te stellen. De verbouwing staat of valt dus bij het team, qua kennis van het ECM huis, maar ook qua flexibiliteit en inlevingsvermogen in de wensen van de eigenaar van het huis.
 
Houd verder altijd in gedachte dat de verbouwing waarde toe moet voegen, anders komt u al snel in aanmerking voor het programma “Help mijn ECM product owner is klusser!”

Over de auteur

Carlo Rens
Carlo Rens
De afgelopen 10 jaar heb ik ervaring opgebouwd in rollen op het vlak van Enterprise Content Management (ECM) en ik vind het leuk om in deze blog mijn ervaringen te delen. In diverse projecten heb ik vrijwel alle denkbare rollen vervuld: van functioneel ontwerper tot en met technisch beheerder. Hierdoor heb ik een uitstekend inzicht gekregen hoe ECM projecten succesvol uitgevoerd kunnen worden en heb hierin als solution architect een leidende rol.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.