Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Drie lessen te leren van het leven aan boord van een zeiljacht

Een paar maanden geleden heb ik genoten van een heerlijke vakantie aan boord van een zeiljacht. Tijdens deze vakantie heb ik een aantal lessen geleerd die ook betrekking hebben op het vakgebied waarin ik opereer: ECM.
In deze blog beschrijf ik mijn avonturen en de lessen die ik ervan geleerd heb.

Verwijder onnodige ballast

Toen ik aan boord van het zeiljacht kwam viel een ding me direct op. Alle kastjes waren echt prop en prop vol. Dit varieerde van reserve onderdelen tot defecte dynamo’s. Een van de eerste dingen die we gedaan hebben is het verwijderen van de overbodige onderdelen. Hierdoor is het zeiljacht ongeveer 10 cm hoger komen te liggen. Dit bevorderde de vaareigenschappen enorm! Zo kan het ook voor uw organisatie zijn. Vaak worden er door werknemers enorm veel documenten aangemaakt en opgeslagen in verschillende systemen. Een deel van deze documenten zal al enkele jaren in de systemen staan en overbodig zijn geworden. Maar ondertussen belasten ze nog wel uw organisatie. Het is mogelijk om te (laten) onderzoeken welke documenten in de afgelopen jaren overbodig zijn geworden. Dit kan leiden tot kosten besparing op opslag, maar ook tot snellere en betere beslissingen! Mijn collega Reinoud Kaasschieter heeft hier al eerder over geschreven.

Gebruik een opslagtactiek

Zoals ik eerder schreef lagen er enorm veel onderdelen opgeslagen aan boord. Hier was redelijk goed over nagedacht. Sommige noodzakelijke onderdelen lagen voor noodgevallen vlakbij de uitgang. Echter was niet overal goed over nagedacht. Zo lagen er reserveonderdelen vlakbij het kompas van de automatische piloot opgeslagen. Dit zou niet zo’n groot probleem hoeven te zijn, maar een deel van deze onderdelen was van ijzer. Hierdoor functioneerde de automatische piloot niet goed waardoor we rondjes gingen varen. Gebruik dus een opslagtactiek: de minder gebruikte onderdelen kunnen verder weggestopt worden, de noodonderdelen moeten makkelijk bereikbaar zijn en denk aan de randvoorwaarden van de opslaglocatie (zoals: geen ijzer bij een kompas).  Dit geldt ook voor documenten in uw organisatie. Regelmatig dient geverifieerd te worden of de documenten nog op de juiste plek worden opgeslagen. Vragen die u zichzelf hierbij kunt stellen zijn: Worden documenten die minder vaak worden gebruikt in een archiefsysteem geplaatst? Kan ik snel bij specifieke documenten in het geval van een audit of noodgeval? Kunnen de documenten die binnenkomen nog goed worden geclassificeerd in het document-management-systeem, worden ze niet (onbewust) op een verkeerde plek geplaatst? 

Train de gebruikers

De eerste week hebben we in de jachthaven doorgebracht en hebben we bovenstaande punten opgelost. Daarna was het tijd om uit te varen, echter hadden wij nog geen ervaring met het jacht. Dit heeft tot spannende momenten geleid. Na het losgooien van de touwen, raakten we vrij snel stuurloos en dreven we bijna tegen een steiger aan de andere kant aan. Wat bleek: de gashendel stond in zijn neutraal, hiervoor was er een kleine knop aanwezig die ingedrukt had moeten zijn. We waren dus stuurloos geraakt doordat we niet voldoende kennis hadden van het systeem. Zo is het ook erg belangrijk voor uw organisatie dat de gebruikers weten hoe ze met de systemen om moeten gaan. Dit geldt zowel voor de opslag van de documenten als het genereren van de rapporten. Als de gebruikers niet weten hoe de gegevens in en uit het systeem worden gehaald zal de organisatie bestuurd worden op basis van verkeerde informatie en zal dus stuurloos worden. Zorg daarom voor adequate training van de gebruikers!

Samenvatting

In het kort zijn er drie lessen die ik tegengekomen ben aan boord, die ook van toepassing zijn op uw organisatie:
·         Verwijder onnodige ballast, voor een verbetering van de bestuurbaarheid;
·         Maak een opslag tactiek, documenten op de verkeerde plaats kan vervelend uitpakken;
·         Train de gebruikers, verkeerde invoer betekent verkeerde uitvoer.

Over de auteur

Bauke Roo

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.