Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Zijn uw ECM-systemen al bedrijfs­kritisch?

 View of Mission Control Center during the Apollo 13 oxygen cell failureVolgens een studie van BITKOM zijn de meeste voorkomende redenen om te beginnen met een Enterprise Content Management (ECM) systeem: document­beheer en document­archivering. Zaakafhandeling, proces­management en samenwerking (“collaboration”) komen daarna. Maar wat uw reden ook is, op een dag blijkt u zonder de ECM-systemen niet meer te kunnen functioneren. In deze systemen zijn documenten en zaken opgeslagen die onmisbaar zijn voor uw organisatie. Wat gaat er gebeuren wanneer die systemen uitvallen? Kan uw organisatie dan nog wel doorwerken?

Klein beginnen

Veel ECM-systemen beginnen klein. Zoals ik het ken, vaak als afdelingsproject. Deze eerste ECM-systemen bevatten weinig documenten voor een beperkt aantal gebruikers. Bijvoorbeeld facturen bij een debiteuren­administratie. Of mail­correspondentie bij een klanten­balie. In veel gevallen breiden deze systemen zich langzaam uit. Niet zozeer dat het eerste systeem hard gaat groeien. Maar doordat andere afdelingen ook hun eigen systeem in gebruik gaan nemen. Ik ken in ieder geval veel organisaties die meerdere ECM-systemen in gebruik hebben. Allemaal voor hun specifieke doel en hun eigen organisatie­onderdeel.

Zo kunnen al die kleine afdelings­systemen lang onder de radar van een IT-beheer­organisatie blijven. Want in het begin worden de documenten toch nog ergens anders bewaard, bijvoorbeeld uitgeprint op papier. Dus is het uitvallen van het systeem niet zo erg: we kunnen toch doorwerken op papier? Maar op een dag blijkt dat er geen papieren backup meer wordt gemaakt, of dat het niet meer mogelijk is terug te vallen op handmatige processen. Ook kan dan blijken dat wel erg veel afdelingen gebruik maken van ECM-systemen. En dat die systemen toch op een of andere manier planmatige wijze beheerd moeten worden. Want ze zijn bedrijfskritisch geworden. Zonder deze systemen kan de organisatie niet meer functioneren.

“De beschikbaarheid van bedrijfs­kritische informatie­systemen is vaak direct gekoppeld aan zakelijke prestaties of inkomsten. Een ongeplande downtijd, te wijten aan een systeem­crash tijdens kantooruren, kan een enorme impact op de financiële stabiliteit van een organisatie hebben.” (Larry Sheffield)

De Amerikaanse ECM-gebruikers­organisatie AIIM heeft berekend dat tweederde van alle ECM-systemen bedrijfskritisch zijn. Ze zijn een essentieel onderdeel van de informatie­huishouding geworden. Is dat ook bij uw organisatie het geval? Vaak weet u het niet, omdat u niet weet waarvoor de ECM-systemen nu worden gebruikt en wat de consequenties zijn wanneer deze uitvallen. Tijd om uw elektronische document­verzamelingen eens kritisch tegen het licht te houden.

Consolidatie

Stel dat uw gebruikers u vertellen dat ze niet meer zonder het ECM-systeem kunnen. Dat niet-beschikbaarheid leidt tot het stilvallen van uw bedrijf. Wanneer u constateert dat u iets moet doen aan de beschikbaarheid en schaalbaarheid van uw ECM-systeem, is een consolidatieproject noodzakelijk. Hierbij wordt de wildgroei van (op zichzelf staande) ECM-systemen teruggedrongen door één centraal document­management­systeem in te richten. Aan dit nieuwe, centrale document­systeem worden strengere eisen gesteld op het gebied van beveiliging, flexibiliteit, stabiliteit en uitbreidbaarheid. Dit betekent vaak de aanschaf van een nieuw platform. Niet alleen de documenten moeten dan gemigreerd worden naar het nieuwe, centrale systeem, maar ook alle gebruikersapplicaties moeten worden aangepast.

Het voordeel is natuurlijk wel dat één centraal ECM-systeem veel beter te beheren is dan meerdere, verspreide systemen. U kunt uw functioneel en technisch beheer beter inrichten, het licentie- en servicemanagement kan efficiënter plaatsvinden. En de beschikbaarheid en schaalbaarheid kan worden vergroot omdat alles nu in een “managed” omgeving gedaan wordt.

Ook vanuit een “compliance”-perspectief biedt een centraal systeem voordeel. Beveiliging, gebruikers­autorisaties en document­retentie (bijvoorbeeld in de vorm van Records Management) kunnen centraal worden ingericht en gestuurd. Beveiliging wordt vooral belangrijk wanneer uw medewerkers uw documenten delen met de buitenwereld. Of ze nemen zelf bedrijfsdocumenten mee, bijvoorbeeld naar een “fileshare” zoals Dropbox, om zo bijvoorbeeld thuis te kunnen werken. Een modern ECM-systeem stelt u in staat uw gebruikers mobiel te laten werken zonder allerlei problemen rond informatie­beveiliging.

Een migratie naar een ECM-omgeving in de cloud kan ook een optie zijn. Zo kunt u overal en altijd met uw bedrijfs­documenten werken, maar dan wel op een beveiligde en gecontroleerde manier. En door gebruik te maken van cloud, kan u uw beheerinspanningen aardig terugbrengen, terwijl het ECM-systeem toch een hoge mate van beschikbaarheid en uitbreidbaarheid kent.

Aanpak van Capgemini

Er zijn vele manieren om een ECM-systeem als bedrijfsbrede voorziening in te richten. Uit die mogelijkheden moet een keuze gemaakt worden die het beste past bij uw organisatie. Consolidatie­projecten kunnen arbeids­intensief en kostbaar zijn. Er moet veel getransformeerd en gemigreerd worden. De vraag is, kan dat allemaal wel succesvol gebeuren?

Capgemini heeft vele consolidatie­projecten op het gebied van document­management en ECM gedaan. Gebaseerd op die kennis en ervaring kunnen wij u helpen stapsgewijs uw ECM-systemen te consolideren. Met als doel een ECM-systeem in te richten dat die beschikbaarheid, uitbreidbaarheid en beveiliging heeft die gesteld moeten worden aan een bedrijfskritische applicatie.

Welke stappen we als eerste zetten? Die stappen die nodig zijn om het project van het nodige draagvlak te voorzien. Dit draagvlak is een van de belangrijkste succesfactoren van een ECM-project. Hiervoor worden de volgende eerste twee stappen gezet:

  • Beoordeling van de ECM-strategie
  • Ontwikkeling van de business case

Meer informatie vindt u op onze ECM-pagina. Daarna wordt de business case omgezet in een project. Onze ECM-experts zullen u helpen op basis van hun kennis en ervaring dit project uit te voeren. Met als eindresultaat een modern ECM-systeem, dat doet wat er van gevraagd wordt. Benieuwd hoe dit uitpakt voor uw documentomgeving? Neem gerust contact op met mij of een van mijn collega’s van Capgemini.

Foto Public Domain door NASA via Wikipedia

Over de auteur

Reinoud Kaasschieter
Reinoud Kaasschieter

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.