Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Ontwikkelingen rondom ECM

Enige maanden geleden heeft AIIM, de internationale vakorganisatie voor ECM, een rapport gepubliceerd over de nabije toekomst voor het vakgebied ECM. De conclusie van AIIM is dat ECM zoals we dat nu kennen in 2020 niet meer zal bestaan.
 
ECM in 2020
In het rapport ‘Content Management 2020: Thinking Beyond ECM’ wordt gezegd dat content in 2020 overal en in alles aanwezig zal zijn, maar dat het beheer van content steeds meer onzichtbaar zal worden. Terugkijkend naar de evolutie van content in de afgelopen tijd concludeert het rapport dat we momenteel overgaan naar een nieuw tijdperk in het beheren van het knooppunt van mensen, processen en informatie en dat er behoefte bestaat aan een nieuwe term ter vervanging van de term ‘ECM’.
 
AIIM zegt dat de volgende ontwikkelingen het einde van het ECM-tijdperk inluiden:
  • Consumerization verandert de verwachtingen die gebruikers hebben van applicaties en hoe deze aan hen worden aangeboden. Tegenwoordig staan de gebruikers van IT centraal.
  • Cloud en Mobile scheppen de verwachting dat informatie overal en altijd toegankelijk is en veranderen de wijze waarop we met klanten en werknemers omgaan.
  • Het Internet of Things genereert gigantische hoeveelheden nieuwe data en informatie en creëert daarmee enorme nieuwe uitdagingen en mogelijkheden.
 
Het nieuwe tijdperk wordt gedomineerd door technologieën op het gebied van Mobile, Analytics, Cloud en Collaboration (MACC). In de overgang naar dit nieuwe tijdperk zijn organisaties naarstig op zoek naar best practices en normen. Tegelijkertijd hebben leveranciers van softwareoplossingen op basis van de genoemde technologieën moeite met het bepalen van hun identiteit als een industrie. Kenmerkend voor het nieuwe tijdperk is dat alle werknemers op alle niveaus in de organisatie worden geraakt door de nieuwe uitdagingen en niet meer alleen degenen die documenten moeten beheren en verwerken (document professionals, archiefpersoneel).
 
Er zijn volgens AIIM in het nieuwe post-ECM-tijdperk drie belangrijke gebieden waar behoefte bestaat aan best practices:
  1. Nieuwe risicomodellen: Hoe kunnen organisaties risico’s rondom informatie bepalen wanneer alles voortdurend verandert en bestaande aannames niet meer gelden?
  2. Nieuwe succesmodellen: Hoe kunnen organisaties de stap zetten van een situatie van informatiechaos naar een situatie waarin ze hun informatie ten nutte kunnen maken?
  3. Nieuwe onzekerheidsmodellen: Hoe kunnen organisaties zich beter voorbereiden op de toekomst?
 
AIIM vindt de term ‘ECM’ onder meer problematisch omdat deze niet meer kan dienen als een overkoepelende term voor de technologieën voor het beheer en het gebruik van content en informatie in het nieuwe tijdperk en omdat de term bijna uitsluitend wordt geassocieerd met reductie van kosten en personeel door middel van automatisering. Overigens wordt in het rapport van AIIM geen voorstel voor een vervangende term gedaan.
 
Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe termen
Naast de ontwikkelingen die AIIM heeft beschreven is er al langere tijd een trend gaande naar een samensmelting van het beheer en het gebruik van gestructureerde data (het terrein van BI) en ongestructureerde data (het terrein van ECM). In bijvoorbeeld systemen voor de financiële administratie kunnen gestructureerde data in de vorm van financiële cijfers worden opgeslagen naast documenten zoals facturen waarin deze financiële cijfers zijn opgenomen. Verder worden momenteel in veel Big Data-oplossingen gestructureerde data en ongestructureerde data gezamenlijk geanalyseerd. In eerdere blogposts heb ik al eens geschreven dat begrippen als Records Management en Information Governance betrekking hebben op zowel gestructureerde data als ongestructureerde data. Dit alles is de reden waarom er steeds meer wordt gesproken over Enterprise Information Management (EIM), bijvoorbeeld door VIP, het vakblad voor de document professional, dat zich tegenwoordig presenteert als een “platform voor Enterprise Information Management”.
 
De term ‘ECM’ is een jaar of 15 geleden geïntroduceerd als een overkoepelende term voor technologieën als documentmanagement (DM) en workflowmanagement (WFM). Het is goed mogelijk dat de term ‘ECM’ over niet al te lange tijd zal uitsterven en dat we in plaats daarvan de term ‘EIM’ gaan gebruiken (totdat ook deze term weer verouderd zal zijn). Ondertussen is het wel van belang dat we de lessen die zijn geleerd en de concepten die zijn ontwikkeld in het ECM-tijdperk niet vergeten. Mijn collega Reinoud Kaasschieter heeft hierover onlangs een aantal verhelderende blogposts geschreven: zie hier.
 
Het belang van een visie
Uiteindelijk gaat het er niet om dat we modieuze termen als ‘ECM’, ‘EIM’ en ‘Big Data’ gebruiken. Waar het wel om gaat, is dat organisaties voor zichzelf duidelijk maken wat ze willen bereiken en dat ze zich daarbij goed op de hoogte laten stellen van de mogelijkheden die specifieke software hun daarbij kan bieden. Op deze manier kunnen organisaties een bruikbare en uitvoerbare visie op efficiënt informatiebeheer ontwikkelen.
 
Vragen die een organisatie zich kan en moet stellen zijn bijvoorbeeld:
  • Met welke eisen uit wet- en regelgeving (bijvoorbeeld op het gebied van privacy) moeten we rekening houden?
  • Welke werkprocessen willen we digitaliseren en hoever willen we daarin gaan? Willen we volledig mobiel werken mogelijk maken? Willen we niet langer toestaan dat medewerkers nog met fysieke documenten werken?
  • Hoe willen we onze documenten ordenen? Willen we automatische classificatie van documenten introduceren? Willen we gebruikers de mogelijkheid ontnemen om zelf nog documenten in mappen in een mappenstructuur te plaatsen?
Bij dit soort vragen moet ook worden bedacht wat er moet gebeuren met een eventuele erfenis uit het verleden waarin bijvoorbeeld andere ordeningsmethoden werden gebruikt. Is het bijvoorbeeld wenselijk een conversie uit te voeren van de documenten in de oude ordeningsstructuur naar de nieuwe ordeningsstructuur?
 
Dit zijn het soort vragen die vóór de implementatie van een systeem beantwoord moeten worden, ongeacht of we dat systeem een DM-, WFM-, ECM- of EIM-systeem noemen. Als dit soort vragen niet tijdig wordt beantwoord kan de implementatie van het systeem nooit tot een blijvend succes leiden. Zoals in een bekende passage in Alice in Wonderland wordt gezegd: Als het je niets kan schelen waar je uitkomt, dan maakt het ook niet uit welke weg je inslaat. Maar de kans op teleurstelling en ontevredenheid in de organisatie zal in dit soort gevallen groot zijn …

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.