Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Software voor ECM

Er bestaan veel leveranciers van software voor ECM en deze leveranciers bieden ook nog eens een groot aantal softwareproducten aan. Afhankelijk van de behoefte die een organisatie heeft, kan zij kiezen voor een of meer van deze producten. De keuze voor geschikte software is de eerste stap in de succesvolle invoering van ECM binnen een organisatie.

Softwarepakketten voor verschillende behoeften

Leveranciers van software voor ECM bieden doorgaans een basispakket voor het beheer van digitale documenten - of algemener - digitale content (document management of content management) aan dat kan worden aangevuld met modules voor extra functionaliteit. Deze extra functionaliteit kan betrekking hebben op werkstroombesturing (workflow management), archiefbeheer (records management), zaakafhandeling (case management) enzovoorts.

De keuze voor ECM-software die een organisatie maakt, moet zoveel mogelijk aansluiten bij de behoeften en de mogelijkheden die zij heeft. Een internationale bank of verzekeringsmaatschappij waarin dagelijks tien- tot honderdduizenden documenten moeten worden verwerkt heeft andere behoeften dan een kleine gemeente waarin dagelijks hooguit een paar honderd documenten omgaan. Een organisatie die strak gestructureerde processen uitvoert waarin menselijke interactie met de documenten tot een minimum beperkt is, stelt andere eisen aan de ECM-software dan een organisatie waarin gebruikers veel en intensief met elkaar samenwerken aan het opstellen van documenten. Afhankelijk van de behoeften van de organisatie kan de eis voor schaalbaarheid van het softwareproduct verschillen. Dit geldt ook voor de eis om de software te kunnen integreren met andere systemen en de eis om de software met configuratie en maatwerk aan te kunnen passen aan de specifieke wensen van de organisatie. Tenslotte zal ook het beschikbare budget natuurlijk per organisatie verschillen en een bepalende rol spelen in de keuzes die een organisatie kan maken.

Leveranciers in soorten en maten

Onderzoeksbureau Gartner publiceert jaarlijks een Magic Quadrant for Enterprise Content Management. Dit is een rapport waarin zo’n 20 vooraanstaande leveranciers van software voor ECM worden besproken en ten opzichte van elkaar worden gepositioneerd in een vlak dat in vier segmenten (kwadranten) is opgedeeld. De positie in een van de kwadranten duidt aan in hoeverre een leverancier wordt gezien als een ‘Leader’, ‘Challenger’, ‘Visionairy’ of ‘Niche Player’. Grote internationaal actieve leveranciers als IBM, Open Text en EMC nemen doorgaans de koppositie in het kwadrant voor de ‘Leaders’ in. Sinds een aantal jaren wordt ook Microsoft in dit kwadrant geplaatst vanwege het belang van SharePoint. Het Magic Quadrant van Gartner is een marktonderzoek en niet zozeer een bron voor een organisatie om te bepalen welke ECM-software zij moet aanschaffen of met welke leverancier zij in zee moet gaan.

Naast de leveranciers die in het Magic Quadrant worden genoemd zijn er in Nederland nog verschillende kleine leveranciers die zich richten op kleine tot middelgrote Nederlandse organisaties, vooral in de overheidssector (provincies, gemeenten e.d.). Vaak bieden deze leveranciers bij hun ECM-software componenten of modules aan ter ondersteuning van specifieke bedrijfsprocessen in dit soort organisaties. Verder zijn er leveranciers die ECM-software leveren die wordt gebruikt in bepaalde industriële branches, zoals ECM-software voor het beheren van elektronische bestanden met technische tekeningen van industriële installaties of gebouwen.

Inrichting van de software

Hoewel er veel keus is in ECM-producten en ECM-leveranciers heb ik persoonlijk toch nog nooit meegemaakt dat een organisatie een product in huis had gehaald dat helemaal niet bij de behoeften van die organisatie paste. Blijkbaar oriënteren organisaties zich behoorlijk goed voordat ze tot de aanschaf van ECM-software overgaan en zijn leveranciers goed bekend in de juiste marktsectoren. Wat ik wel heel vaak zie, is dat ECM-software niet optimaal is ingericht.

De inrichting van de ECM-software kan beginnen als de software eenmaal is aangeschaft en geïnstalleerd. De software zal in de meeste gevallen geconfigureerd moeten worden: de gewenste metadatavelden moeten worden aangemaakt, er moet een classificatieschema worden opgesteld, de juiste autorisaties voor gebruikers moeten worden ingesteld enzovoorts. In een aantal gevallen zal configuratie van de software niet voldoende zijn en moet er maatwerk aan de software worden toegevoegd, bijvoorbeeld om veelvoorkomende acties in het systeem te automatiseren of om extra functionaliteit toe te voegen. Het is over het algemeen verstandig om de hoeveelheid maatwerk tot een minimum te beperken. Maatwerk kost niet alleen extra geld, maar maakt ook het beheer van het systeem complexer. Het maatwerk moet immers worden gedocumenteerd en bij een upgrade van het systeem naar een nieuwe release van de software moet het maatwerk soms opnieuw worden gemaakt.

Ga uit van de standaardfunctionaliteit

Over het algemeen is het raadzaam om de standaardfunctionaliteit van de ECM-software niet te wijzigen (anders dan door een eventuele uitbreiding van deze functionaliteit met maatwerk). Het is beter de werkprocessen in de organisatie aan te passen op de standaardfunctionaliteit die het softwarepakket biedt dan andersom. Dit kan in de praktijk nog wel eens tot frictie bij de gebruikers leiden, want zij zullen hun vertrouwde routine moeten aanpassen aan de mogelijkheden van het nieuwe systeem. Maar processen waarbij in het verleden werd gewerkt met fysieke documenten (papier) zullen wanneer de fysieke documenten zijn vervangen door digitale documenten en workflows nu eenmaal vaak anders en efficiënter worden vormgegeven.

Het is ook belangrijk te bedenken dat de meeste leveranciers door het intensieve contact met hun klanten en gebruikersgroepen er alles aan doen om hun klanten de functionaliteit te bieden die het beste aansluit bij hun werkelijke behoeften. In mijn ervaring hebben leveranciers vaak functionaliteit in hun software opgenomen waar veel klanten zelf nog nooit aan hebben gedacht. Daarom is het in mijn ogen essentieel dat klanten zich bij het vormen van een visie over de inzet van ECM tijdig laten voorlichten over de mogelijkheden van de ECM-software die zij willen gaan gebruiken. Als zij dat niet doen ontstaat het risico dat er onnodig veel tijd verloren gaat met visievorming. Bovendien is dan de kans groot dat de beeldvorming op een gegeven moment moeten worden bijgesteld omdat deze niet strookt met wat wel en niet mogelijk is met de gekozen ECM-software. Mijn advies aan organisaties is daarom vooral de nodige tijd uit te trekken om kennis te nemen van de standaardfunctionaliteit van de gekozen ECM-software.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.