Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Nieuwe rapportagevormen

 

 

Rapportages in het Business Intelligence landschap

Traditioneel is het maken van rapporten nog steeds het “bread and butter” van Business Intelligence. In de beleving van veel van onze collega’s is ons eindproduct eigenlijk een verzameling rapporten. Als die maar eenmaal goed gevuld worden en op tijd worden verstuurd, draait de winkel goed. Volgens sommige IT managers is de BI afdeling eigenlijk een rapportenfabriek.

Toegegeven, de collega’s van advanced analytics zullen niet blij mee zijn met dat beeld. Zij willen graag een diepgravende analyse doen op de data. Het beeld van een rapportenfabriek spoort daar niet mee. Maar (voor hen helaas): dat is wel het beeld dat er heerst over de BI afdeling.

Als we naar de dagelijkse praktijk kijken, vormen de rapporten nog steeds het leeuwendeel van de eindproducten die geleverd worden. Daarnaast worden er nog wat OLAP kubussen geleverd, gevolgd door een incidentele analyse. De rapporten staan centraal.

De vorm van de rapporten is traditioneel de vorm van een tabel. We hebben wat metrics en beschrijvingen en die worden vertaald naar een aantal kolommen in een tabel. In feite is dat ook de kern van de eerste rapportage tools: in de uitvoer zie je de uitkomsten van een query. Die uitkomsten worden dan mooi opgemaakt, maar in de basis blijft het een weergave van query uitkomsten.

In de organisatie, waar ik nu werk, is dat ook zo ongeveer de enige vorm van rapporten: keurige tabellen met kopjes die de metrics en de beschrijvingen aangeven. Keurig, strak, en netjes.

Ik kan me voorstellen dat het voor een gebruiker allemaal wel bekend voorkomt en dat hij er daarom blij mee is. De gepresenteerde rapporten komen goed overeen met de bekende Excel spreadsheets. Ook is het buitengewoon handig dat de rapporten naar Excel kunnen worden geëxporteerd. Daarmee kan de gebruiker zelf nog wat extra analyse doen op de rapportuitkomsten.

Dit artikel betoogt dat deze traditionele vorm van rapportages kan worden uitgebreid naar meer fancier vormen. Daarmee worden de rapportages mooier, aantrekkelijker en een stuk sexier. Ik ga twee vormen bespreken: de dashboards en Spatial analysis.

 

Dashboards

Een dashboard sluit aan bij de notie dat je een boodschap wilt overbrengen en dat je voor die boodschap verschillende vormen kunt gebruiken. Zo was ik laatst op een tentoonstelling over de vluchtelingen crisis. Men wilde de boodschap overbrengen dat het om heel veel mensen ging, die uit verschillende landen kwamen. Ook wilde men de boodschap overbrengen dat de omvang van het probleem een stuk groter was dan een tiental jaren geleden. Op een groot paneel liet men daarom de verschillende aspecten zien: de omvang van het aantal vluchtelingen in de tijd; de herkomst van de vluchtelingen; de landen waar ze nu worden opgevangen etc. Allerlei diagrammen en ander grafisch materiaal om aan te geven dat het om een probleem gaat dat we nog nooit in die omvang hebben gehad.

In een onderneming heb je ook regelmatig dat je een boodschap wilt overbrengen en dat je daarvoor verschillende vormen kunt gebruiken. Denk eens aan de bevoorrading van een distributiecentrum tijdens de Paas/ Kerstperiodes. Tegenwoordig kopen de consumenten hun Paas- en Kerstboodschappen pas op het laatste moment, in tegenstelling tot vroeger toen er door de consument veel meer op voorraad werd gekocht. Het aantal vervoersbewegingen in piekperiodes stijgt, terwijl je de kosten van een distributiecentrum in de hand probeert te houden door efficiënter te werken. Je kijkt dan naar aspecten als het aantal pakketjes dat er per medewerker wordt geladen, de gemiddelde vloeroppervlakte en het totaal aantal vrachtauto’s dat in het distributiecentrum in de piekperiodes wordt geladen etc.

De boodschap wordt dan: we hebben het een stuk drukker in de distributiecentra tijdens de Kerst-/Paasperiode, maar we zijn in staat om dat met bestaande ploeg mensen af te handelen.

In een dashboard laat je die verschillende aspecten zien: een overzicht van grote drukte tijdens Pasen/Kerst, meer pakketjes per medewerker dan in afgelopen jaren, meer vrachtauto’s die het distributiecentrum verlaten, meer producten op dezelfde vloeroppervlakte etc.  Al die overzichten worden bij elkaar gezet op een dashboard om de boodschap over te brengen dat het lukt om de Kerst-/Paaspiek af te handelen.

Bij het weergeven van de verschillende grafieken, kun je gebruik maken van verschillende grafische opties. Wat te denken van een weergave als een taart diagram? Waarom geen mooi histogram? Weergave op een kaart? Het kan allemaal en het sluit aan bij de beleving van veel gebruikers van informatie die de boodschap op verschillende manieren willen zien.

 

dashboard

 

Spatial Analysis

Sommige overzichten lenen zich gemakkelijk voor ruimtelijke weergave. Als men een set aan data heeft die per gebied zijn geordend, kan men dat op een kaart afbeelden. Stel dat we gegeven hebben voor de regio Rotterdam Dat kan in een tabel worden weergegeven, maar weergave op een kaart is wellicht duidelijker:

 

Dit soort van weergaves kunnen voor geografisch geordende data interessant zijn omdat ze snel inzicht kunnen geven. Bovendien zien dit soort kaartjes er aantrekkelijker uit dan saaie tabellen.

Bovendien geeft de koppeling van  data aan een kaart de mogelijkheid om andere vragen te onderzoeken, die met een recht-toe-recht-aan tabel lastiger te onderzoeken. Neem als voorbeeld een verschijnsel dat afbeeld is op de kaart van Rotterdam. Je kunt je volgende vragen stellen:

·        In welke wijken doet het verschijnsel zich niet voor?

·        Wat is gemiddelde afstand tussen de punten waar het verschijnsel zich voordoet?

·        Is er een relatie te leggen tussen het aantal inwoners in een wijk en voorkomen van het verschijnsel

·        Is het verschijnsel te relateren aan het wegennet?

·         Etc.

Je krijgt daarmee via die Spatial Analysis de mogelijkheid om nieuwe vragen te stellen en deze te beantwoorden. Dat kan voor beleidsmakers interessant zijn.

Een voorbeeld van een dergelijke koppeling tussen data en kaartmateriaal is te vinden in Oracle Business Intelligence Enterprise Edition (OBIEE). Als je een set aan gegevens hebt, kun je kiezen uit verschillende verschijningsvormen. Een verschijningsvorm is een tabel, een ander in weergave op een kaart. Voor de gebruiker is net zo simpel om voor de een of de andere verschijningsvorm te kiezen.

 

 

Over de auteur

Tom van Maanen
Tom van Maanen
Tom van Maanen is managing consultant bij Capgemini. Hij werkt er nu al weer een jaar of 12. Daarvoor heeft hij in verschillende andere IT organisaties gewerkt. Sinds 1997 werkt hij op gebied van Business Intelligence. Hij heeft in zo’n 20 organisatie in de BI keuken kunnen kijken. Hij schrijft regelmatig over zijn ervaringen in de BI keuken.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.