Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Document control

Een belangrijke functie van ECM is het ondersteunen van het proces van de totstandbrenging van bedrijfskritische documenten. Deze functie wordt ‘document control’ genoemd. Er komt steeds betere software voor document control beschikbaar.

Wat is document control?

Er bestaat geen algemeen gebruikte definitie voor ‘document control’. De term ‘document control’ wordt echter vaak gebruikt om de ondersteuning bij de uitvoering van een proces aan te duiden waarin, meestal in het kader van een project, bedrijfskritische documenten of tekeningen worden opgesteld of bewerkt in samenwerking tussen verschillende partijen. Het is essentieel dat zo’n proces gestructureerd wordt uitgevoerd, zodat steeds absoluut duidelijk is welke versie van een document of tekening de actuele, goedgekeurde versie is en wie welke wijzigingen in eerdere versies van het document of de tekening heeft aangebracht.

De term ‘document control’ wordt vooral gebruikt in sectoren waarin technische documenten en tekeningen een belangrijke rol spelen, zoals bij energiemaatschappijen, in de chemische industrie en de metaalindustrie. Maar document control is ook belangrijk in bijvoorbeeld de farmaceutische industrie.

De totstandbrenging van bedrijfskritische documenten

Hoe ziet document control er in de praktijk uit? Laten we als voorbeeld het maken van technische tekeningen voor een elektriciteitsbedrijf nemen. Dit bedrijf beschikt over een netwerk van elektriciteitsstations en elektriciteitsleidingen waarmee de elektriciteit wordt gedistribueerd. De stations en leidingen worden in de energiesector ‘assets’ genoemd en het beheer van de assets wordt aangeduid als ‘asset management’.

Het elektriciteitsbedrijf moet voor elke asset over correcte en actuele technische tekeningen beschikken. Alleen op basis van correcte, actuele technische tekeningen kan een asset immers worden onderhouden en zo nodig worden aangepast of uitgebreid. Het elektriciteitsbedrijf maakt de technische tekeningen niet zelf, maar laat deze maken door een of meer ingenieursbureaus. Het elektriciteitsbedrijf is dus de opdrachtgever en de ingenieursbureaus zijn de opdrachtnemers.

Het proces van document control begint wanneer het elektriciteitsbedrijf opdracht geeft aan een ingenieursbureau om een tekening van een asset te maken. Het ingenieursbureau zal na enige tijd een eerste versie van de tekening ter review aan het elektriciteitsbedrijf voorleggen. Het elektriciteitsbedrijf levert in een of meer reviewrondes commentaar op de tekening en het ingenieursbureau past op basis van het commentaar na elke reviewronde de tekening aan. Uiteindelijk zal het elektriciteitsbedrijf de tekening formeel goedkeuren en toevoegen aan het tekeningenarchief van het elektriciteitsbedrijf.

In de praktijk gaat het bijna nooit om één tekening, maar om een set van tekeningen en andere documenten (bijvoorbeeld technische specificaties) die in het kader van een nieuwbouwproject of onderhoudsproject moeten worden opgesteld of bijgewerkt. De documenten moeten meestal door verschillende personen bij de opdrachtgever (het elektriciteitsbedrijf) worden gereviewd. Bedrijven die vaak met andere partijen samenwerken aan de totstandbrenging van dit soort bedrijfskritische documenten hebben daarvoor ‘document controllers’ in dienst. Dit zijn medewerkers die het hele proces van de totstandbrenging van de documenten en tekeningen begeleiden en de regie daarover uitvoeren.

Software voor document control

Om het proces van document control goed te kunnen uitvoeren is – zeker als het om grote aantallen documenten of tekeningen gaat – software voor document control onmisbaar. Dit soort software kan de volgende functionaliteit bieden:

  • classificeren en metadateren van documenten en tekeningen;
  • exclusief voor een bepaalde gebruiker voor bewerking beschikbaar stellen van de meest recente versie van bestaande documenten en tekeningen (door check-out);
  • automatisch ophogen van versienummers bij het wijzigen van documenten en tekeningen;
  • bijhouden van de status (concept, definitief) van documenten en tekeningen;
  • automatisch genereren van namen of codes voor documenten en tekeningen;
  • aanmaken van workflows voor de distributie van documenten en tekeningen naar de juiste medewerkers en voor de uitvoering van de stappen in het proces van opstellen, bewerken, reviewen en goedkeuren van documenten en tekeningen;
  • vastleggen in een audit-trail van de stappen die in de workflows zijn uitgevoerd;
  • vastleggen van deadlines voor de review en oplevering van documenten en tekeningen;
  • tijdig waarschuwen wanneer deadlines overschreden dreigen te worden;
  • bijhouden op een dashboard welk percentage van de op te leveren documenten en tekeningen binnen een bepaalde periode is gereviewd en opgeleverd;
  • toevoegen van een elektronische handtekening aan documenten en tekeningen die zijn goedgekeurd;
  • converteren van definitieve documenten en tekeningen die bijvoorbeeld zijn gemaakt met software voor Computer-aided design (CAD) in een ander bestandsformaat, zoals PDF/A (een duurzaam en algemeen toegankelijk bestandsformaat).

Een document controller kan dit soort taken natuurlijk ook handmatig uitvoeren en bijvoorbeeld werken met checklists in de vorm van lijstjes in een Excel-bestand. Maar hij zal daarmee veel tijd kwijt zijn en er is een aanzienlijke kans dat er fouten worden gemaakt, omdat het moeilijk zal zijn het overzicht te behouden. Een aantal van bovengenoemde functionaliteiten (zoals check-out en versiebeheer) komen we trouwens ook tegen in algemene software voor documentbeheer.

Cloud en analytics

Veel producten voor document control maken tegenwoordig gebruik van de cloud en Software-as-a-Service (SaaS). Een web portal waarbij gebruikgemaakt wordt van clouddiensten biedt alle partijen, zonder dat ze daarvoor lokaal geïnstalleerde software nodig hebben, de mogelijkheid de documenten altijd en overal ter wereld in te zien, te reviewen en goed te keuren. Met analytische tools kan inzicht worden gegeven in de voortgang van het proces van de totstandbrenging van de op te leveren documenten en tekeningen.

De nieuwste software voor document control illustreert dat nieuwe ontwikkelingen als clouddiensten en analytics een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het proces van totstandbrenging en het beheer van documenten. Het grote belang van document control in veel organisaties laat ook duidelijk zien dat, naast allerlei gestructureerde data, documenten nog steeds een essentiële rol vervullen in de informatievoorziening.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.