Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

DIS, DMS en RMA

DIS, DMS en RMA zijn veelgebruikte termen voor systemen waarmee documenten worden beheerd. Maar wat duiden ze precies aan? En hoe verhouden deze systemen zich tot elkaar?

DIS

Enkele decennia geleden zijn organisaties die veel fysieke documenten ontvangen, begonnen met het scannen van deze documenten om de images (de digitale afbeeldingen van de gescande documenten) samen met bijbehorende metadata op te slaan in een systeem. Zo’n systeem bood het voordeel dat de oorspronkelijk fysieke documenten nu onafhankelijk van tijd en plaats beschikbaar konden worden gesteld aan de medewerkers van de organisatie. Een ander voordeel was dat de organisatie geen opslagruimte voor de fysieke documenten meer nodig had, omdat de fysieke documenten nadat ze waren gescand, konden worden vernietigd of worden verplaatst naar een goedkope opslaglocatie buiten de organisatie. Dit soort systemen werd aangeduid met de term ‘DIS’ (document image system). In de loop van de tijd gingen organisaties deze systemen ook gebruiken voor het opslaan van oorspronkelijk digitale documenten (digital born documenten). Nog steeds kon voor deze systemen de afkorting ‘DIS’ worden gebruikt, maar de afkorting stond nu voor ‘documentair informatiesysteem’. Het DIS ging nu fungeren als het digitaal archief, een opslagplaats voor alle documenten in de organisatie die als archiefwaardig moesten worden beschouwd en daarom centraal moesten worden beheerd. Kenmerkend voor een digitaal archief is dat gewone gebruikers documenten daarin niet mogen wijzigen of daaruit verwijderen.

DMS

Met de introductie van tekstverwerkingsprogramma’s en programma’s voor bestandsbeheer (zoals Windows Verkenner) werd het voor medewerkers in organisaties mogelijk hun eigen documenten te maken en deze op te slaan en te beheren op een persoonlijke of een gezamenlijke netwerkschijf. Ook inkomende documenten die gebruikers persoonlijk ontvingen (in hun mailbox) konden op zo’n netwerkschijf worden opgeslagen en beheerd. In veel organisaties werden de netwerkschijven op een gegeven moment aangevuld met een DMS (documentmanagementsysteem) op basis van software voor documentmanagement. Naast de functionaliteit die een programma voor bestandsbeheer op een netwerkschijf biedt, biedt zo’n DMS functionaliteiten als geautomatiseerd versiebeheer met check-in en check-out, functionaliteit voor het vastleggen van metadata, gedetailleerde autorisatie-instellingen, geavanceerde zoekfunctionaliteit en soms ook ondersteuning van de afhandeling van documenten met workflows. Kenmerkend voor dit soort systemen is dat gebruikers zelf documenten en mappen in het systeem kunnen toevoegen, muteren, verplaatsen en verwijderen. Het zijn daarmee vooral systemen voor het door gebruikers gezamenlijk creëren, reviewen en afhandelen van documenten en dossiers.

RMA

De afkorting 'RMA' staat voor 'records management application'. Een RMA is een applicatie waarmee een organisatie haar archiefwaardige documenten kan beheren. De term 'RMA' is populair geworden door de DoD 5015.2-STD. Dit is een norm van het Amerikaanse ministerie van Defensie die bestaat uit een uitvoerige lijst van specificaties waaraan een RMA zou moeten voldoen. Denk hierbij aan zaken als een classificatieschema dat is bedoeld om gearchiveerde documenten of dossiers op basis van hun bewaartermijn te ordenen. Of het zodanig vastleggen van de bewaartermijn van gearchiveerde documenten of dossiers dat deze na afloop van hun bewaartermijn geautomatiseerd vernietigd of uit het systeem geëxporteerd kunnen worden. Een RMA kan een apart systeem zijn, maar kan ook als een ‘archiefmodule’ met een DMS geïntegreerd zijn. Zo’n geïntegreerde RMA is zodanig in te richten dat archiefwaardige documenten in het DMS automatisch onder het beheer van de RMA worden geplaatst.

Specificeer eisen en wensen

Ik adviseer organisaties die op zoek zijn naar een systeem voor het beheer van hun documenten zich niet teveel te laten leiden door de termen DIS, DMS en RMA. Deze termen kunnen voor verschillende personen een andere betekenis hebben. De termen zijn ook niet direct gerelateerd aan het soort software waarmee de betreffende systemen zijn gebouwd. Een DIS wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt als een digitaal archief, maar kan volledig zijn gebouwd met software voor documentmanagement (waarbij de functionaliteit voor versiebeheer dan doorgaans wel is uitgeschakeld). Met zo’n digitaal archief is het wel degelijk mogelijk recordsmanagement (archiefbeheer) uit te voeren. Kenmerkend voor software voor recordsmanagement zoals gebruikt voor een RMA is dat deze software geautomatiseerd recordsmanagement mogelijk maakt. Een DIS wordt in sommige organisaties trouwens ook wel een DMS genoemd. Kortom: het gebruik van de termen DIS, DMS en RMA kan voor verwarring zorgen …

Organisaties moeten in de eerste plaats voor zichzelf duidelijk maken welke behoeften zij precies hebben. Zij moeten zichzelf de volgende soorten vragen stellen:

  • Bestaat er de wens om het proces van het gezamenlijk door gebruikers opstellen van documenten en dossiers te ondersteunen?
  • Is er behoefte aan ondersteuning in het proces van het afhandelen van documenten?
  • Bestaat er de noodzaak voor het verantwoord opslaan en aan alle gebruikers beschikbaar stellen van archiefwaardige documenten?
  • Is er behoefte aan het ondersteunen van archiefbeheerprocessen?

Op basis van de antwoorden op dit soort vragen moet een organisatie eisen en wensen voor een systeem specificeren. Dan kan een leverancier vervolgens een voorstel doen voor het leveren en implementeren van de juiste ECM-software. De organisatie kan daarna zelf bepalen met welke term zij het geïmplementeerde systeem wil aanduiden.

Over de auteur

Sjef Philippi
Sjef Philippi
Als ECM consultant help ik klanten om hun digitaal document- en archiefbeheer te optimaliseren. Ik heb jarenlange ervaring in de overheidssector en daarbuiten en ruime kennis van de archiefwetgeving en de belangrijkste ECM-pakketten. Daarmee kan ik een brug slaan tussen de behoeften die klanten hebben en de steeds verder toenemende mogelijkheden die ECM-oplossingen bieden.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.