Insights & Data Blog

Insights & Data Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Alternate title: 

Fileshares: lekker gemakkelijk?

Het opslaan van documenten en andere bestanden op een bestandsysteem is snel en simpel. Daarom is het ook verleidelijk bestandssystemen te gebruiken voor de opslag van documenten. Het is gemakkelijk in te richten, goedkoop in de aanschaf en begrijpelijk voor de gebruikers. Eigenlijk een onverslaanbare oplossing, ware het niet dat opslag op bestandsystemen toch wel veel nadelen kent.

Ik denk dat u dit vast en zeker wel eens heeft meegemaakt. Een collega heeft het werk van een dag verloren. Hij of zij beweert met stelligheid dat ze tussendoor heeft opgeslagen, maar toch is alles weg. Misschien moet u eens een dag meelopen bij functioneel beheer en daar meekijken welke fouten met documenten er langskomen. Fouten bij het werken met documenten op fileshares.

Altijd weer die verdwenen documenten

Verdwenen documenten: documenten die per ongeluk zijn verwijderd, documenten die per ongeluk zijn overschreven, documenten die per ongeluk op de verkeerde plaats zijn neergezet. Of documenten die al zo “oud” zijn dat we niet meer weten in welk mapje ze ook al weer staan. De tijd die gebruikers verpillen met zoeken is veel, te veel.

Ik wil het hier al helemaal niet hebben over diskcrashes en ander ongeluk, waardoor belangrijke documenten op lokale schijven van laptops en pc’s verloren gaan.

Goede Enterprise Content Management (ECM)-systemen hebben als belangrijkste doel: documenten veilig op te slaan, vast te houden en vindbaar te houden. Door versiebeheer en toegesneden autorisaties wordt voorkomen dat documenten per ongeluk kunnen worden weggegooid of overschreven. Strakke integratie met de kantoorapplicaties zorgen ervoor dat documenten tijdens het bewerken al worden opgeslagen in een veilige omgeving.

Heb ik het goede document voor me?

Documenten worden gemaakt om samen aan te werken, in een zaak, dossier of als formulier. Wanneer u en uw collega’s elkaar alleen losse documenten doorsturen, weet op den duur niemand meer of hij/zij wel de actuele documentversies voor zich heeft. U kunt natuurlijk ook een mapje op de fileshare maken voor een zaak. Maar wie garandeert dat dit mapje de goede documenten bevat?

ECM-systemen, zaaksystemen en procesbesturing tonen gebruikers de documenten die in het dossier zitten; documenten die geldig en actueel zijn. Ze bepalen wie uw bedrijfsdocumenten kunnen zien. Door mensen gericht toegang te geven, bepaalt u wat ze zien. En als een document per e-mail verstuurd moet worden, kan dat beveiligd gebeuren.

Tijd voor echte documenthuishouding

Gebruikers slaan hun werkdocumenten op fileshares in zogenaamde privémapjes. Maar ook bedrijfdocumenten. “Waarom zou ik een document van een jaar oud nog bewaren? Ik doe er toch niets meer mee.” Nog erger wordt het wanneer een collega het bedrijf verlaat en zijn schijfruimte wordt verwijderd. En plotseling zijn uw bedrijfsdocumenten, die toevallig op zijn schijfruimte stonden, ook weg.

Iedere dag gaat er wel iets mis met documenten. Zeker op fileshares. Dit levert frustratie, tijdsverlies en dus een kostenpost op. Naast de risico’s op uw bedrijfsvoering, de risico’s in juridische zaken en de risico’s op overtredingen van de wet- en regelgeving.

Zou het niet verstandig zijn om in het laatste geval die bedrijfsdocumenten centraal op te slaan in een ECM-systeem? Zodat iedereen erbij kan of ten minste dat iedereen de documenten niet zo maar kunnen verwijderen. Het is aan u om deze risico’s af te wegen tegen de kosten van een echt ECM-systeem.

Maar het wordt in ieder geval wel tijd om afscheid te nemen van fileshares. Want hoe gemakkelijk ze ook zijn, de risico’s bij het gebruik van fileshares zijn gewoon te groot om voor lief te nemen.

Lees het uitgebreide artikel op Computable.

Graphics: CC0 Public Domain via Pixabay

Over de auteur

Reinoud Kaasschieter
Reinoud Kaasschieter

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *.