Contractafhandeling bij recruitmentbureau met Blueriq

| Factsheet

Capgemini rondde voor een recruitmentbureau een case study af met behulp van Blueriq. Het resultaat: een snelle en effectieve contractafhandeling.

 

Ambities van het recruitmentbureau

Begin 2017 rondde Capgemini een case study af waarin voor een recruitmentbureau is gezocht naar een nieuwe manier van contractafhandeling. De laatste jaren maakte het bureau een enorme volumegroei door, waardoor het handmatige contractafhandelingsproces tegen zijn grenzen aanliep. Er moest een oplossing komen om de contractafhandeling volledig te digitaliseren, centraal te organiseren, schaalbaar en wendbaar te maken. Doorlooptijden moesten worden verkort zodat het contract in één dag naar de klant verstuurd kan worden. Maar de oplossing moest ook antwoord geven op vragen als: Welk type contract is vereist bij welke professional? Wanneer verloopt de reactietijd van de leverancier? Bij welke combinatie van klantengroepen en inzetvolume gaat de tekenbevoegdheid naar een andere manager? Wat is de status van een contract en welke documenten zijn vereist van de IT-professionals voor een spoedige afhandeling?

 

Vooruitstrevende ambities

Voor de ontwikkeling van deze nieuwe applicatie belegde het recruitmentbureau een case bij Capgemini. De belangrijkste reden om voor Blueriq te kiezen was de mogelijkheid om in korte tijd de logica van de contractafhandeling te vormen in een doelgerichte en een gebruiksklare omgeving op basis van Dynamic Case Management (DCM), waarbij de gebruikers het integraal overzicht bewaren door middel van een specifiek gebruikersdashboard. Capgemini pakte deze uitdaging met beide handen aan.

 

Van idee naar uitwerking

Capgemini realiseerde voor het recruitmentbureau een Minimum Viable Product (MVP). Het MVP is een oplossing met net genoeg features om aannames te toetsen, inzichten te verzamelen en toegevoegde waarde voor de business aan te tonen. Door Capgemini’s innovatieve aanpak en het verzorgen van de infrastructuur en technologie, wordt de cyclus van idea-build-learn drastisch verkort tot slechts zes weken.

 

 

Nadat met het recruitmentbureau de uitdaging was besproken, werden verschillende oplossingsrichtingen verkend en kwam het gezamenlijke ontwerp voor het MVP tot stand. Op basis van een storyboard, user stories en de Agile werkwijze, werd het contractafhandelingsproces in Blueriq vertaald naar een dynamic case management proces, met een scheiding tussen informatie-, proces-, bedrijfsregel- en applicatielogica.

Met het MVP is het recruitmentbureau in staat om vóórdat een contract wordt opgesteld alle informatie te valideren op basis van bedrijfsregels. Contracten kunnen vervolgens zonder moeite worden gegenereerd. De combinatie van bedrijfsregels en proces zorgt ervoor dat contracten waarbij het risico te groot wordt ingeschat of waarbij de marge te laag is, automatisch worden toegekend aan een senior contractbeheerder. Dit leidt tot een betere taakspecialisatie binnen de organisatie.

Met de MVP-uitwerking in Blueriq heeft het recruitmentbureau een applicatie in handen waarbij vanuit één centrale plek wordt gewerkt. Dit betekent dat elke betrokkene toegang heeft tot dezelfde informatie en dat er beter en consistenter wordt samengewerkt. Opdrachtgevers, opdrachtnemers en contracten worden centraal beheerd en contracten worden direct naar de klant verstuurd. De centrale applicatie biedt bovendien een overzichtelijk dashboard waar de status van de contracten zichtbaar is en doorlooptijden automatisch worden gemonitord. De ambitie om een contract in één dag naar de klant te versturen, werd hiermee ruimschoots gehaald.

In korte tijd bewijst deze case study dat de oplossing met Blueriq efficiëntere contractafhandeling mogelijk maakt die beter schaalbaar is, wendbaarheid vergroot en tegelijkertijd het aantal fouten weet terug te dringen.

 

Resultaten case study

Centrale applicatie van waaruit elke afdeling werkt: minder risico op verwerkingsfouten, integraal overzicht en inzicht.

  • Doorlooptijden aanzienlijk verkort door validatie van informatie vooraf en het direct genereren en versturen van het contract.
  • Eenvoudig en snel aan te passen (in natuurlijke taal geschreven) bedrijfsregels zodat het contractafhandelingproces eenvoudig en direct aanpasbaar is aan nieuw beleid en wet- en regelgeving.
  • Volledig digitaal proces met scheiding van informatie-, proces-, bedrijfsregel- en applicatielogica voor een wendbare applicatie.
  • Validatie van informatie op basis van bedrijfsregels en veldvalidatie om de kwaliteit van informatie te borgen.
  • Met Blueriq Dynamic Case Management staat het contract centraal en niet het proces. De processtappen kunnen dus per opdracht afwijken. De applicatie kan suggesties doen
  • voor passende vervolgstappen en betrekt alleen die betrokkene die daarin een rol spelen. De rule engine zorgt ervoor dat alleen de relevante bedrijfsregels worden toegepast.

 

Capgemini en Blueriq-oplossingen

Al enkele jaren werken Business Process Management (BPM) consultants van Capgemini aan oplossingen met Blueriq. Deze actieve groep professionals - met uiteenlopende disciplines - werken samen in de Blueriq Community. De Blueriq Community is een initiatief van Capgemini divisies AppsTwo Business Technology Public Services en Capgemini Financial Services. Blueriq is de softwareoplossing van Everest en stelt organisaties in staat kennisintensieve, regelgedreven bedrijfsprocessen te modelleren, automatiseren en integreren.

Blueriq is toegankelijk, schaalbaar en flexibel en is hierdoor uitermate geschikt om organisaties wendbaar te maken.

In de Blueriq Community wordt op een Agile manier aan verschillende Business Cases en Case Studies voor (potentiële) opdrachtgevers gewerkt met als doel om ideeën, domeinervaring en praktijkervaring op te doen met Blueriq.

 

Challenge voor Capgemini Blueriq Community

De trend binnen de werving-, selectie- en detacheringbranche is om IT-professionals zo snel mogelijk aan je te binden. Door goede dienstverlening te leveren zorg je ervoor dat zzp’ers en freelancers graag met je samenwerken.

Het proces van de contractafhandeling hoort hier ook bij. Contracten moeten in korte tijd opgesteld en door beide partijen ondertekend worden zodat de samenwerking ook juridisch verankerd is. Een recruitmentbureau zocht een oplossing voor de ambities om een gescoorde opdracht binnen één dag te verwerken in een contract, te versturen én het aantal verwerkingsfouten in het contractafhandelingsproces terug te dringen. Met als hoger gelegen doel een schaalbare oplossing te vinden voor de enorme volumegroei in af te handelen contracten. Capgemini pakte de challenge aan en ontwikkelde een concrete oplossing om de contractafhandeling volledig in Blueriq uit te voeren.

 

Partnership Capgemini en Everest

Capgemini en Everest hebben een partnership dat er op gericht is om succesvol de footprint van Blueriq in de Nederlandse markt te vergroten. De samenwerking tussen Capgemini en Everest garandeert de juiste potentie voor robuuste implementaties en doorontwikkeling van het Blueriq platform.

 

Meer weten?

Heeft u vragen over deze case study? Wilt u weten hoe Blueriq de continu veranderende processen in uw organisatie snel en kosteneffectief kan bijbenen en aanpassen? Zitten complexe en onoverzichtelijke applicaties een soepel klantcontact in de weg? De consultants van Capgemini werken uw case graag uit in een concrete oplossing in een Blueriq challenge. U krijgt dan in korte tijd inzicht in de mogelijkheden en wend- en schaalbare oplossingen met Blueriq. Neem vrijblijvend contact op met de Capgemini Blueriq Community via blueriq.bnl@capgemini.com.

 

Auteurs en Process Management Consultants

Max Cals

Blueriq Consultant Digital Public Services

max.cals@capgemini.com

 

Arnaud Disberg

Lead Consultant Business Process Management

arnaud.disberg@capgemini.com

 

Marnix de Graaff

Lead Consultant Business Process Management

marnix.de.graaff@capgemini.com