De invoering van e-inkoop bij de LEGO Groep

| Succesverhaal

Dankzij IBX Purchase-to-Pay, kon de LEGO Groep binnen één jaar de inkoopnaleving verhogen van 50% tot 70%. In dezelfde periode hebben ze het aantal leveranciers met 38% verminderd. De stroomlijning van de inkoop op strategisch niveau is een van de factoren achter de hernieuwde kracht van de LEGO Groep als wereldwijd en toonaangevend merk in de speelgoedsector.
 

De omstandigheden

Het management van de LEGO Groep erkende de noodzaak om snel het grote aantal leveranciers dat elke maand aan de leverancierslijst werd toegevoegd in te perken. Met een bijna volledig op innovatie, productie en verkoop gerichte bedrijfscultuur, en toenemende aandacht voor de inkoopstroom, het aantal leveranciers en contractnaleving, vormde dit een uitdaging van formaat voor het management.
 
De LEGO Groep benaderde dit door zich resoluter dan voorheen op strategisch niveau op de inkoop- en leverancierscontracten te richten. Omdat LEGO al bekend was met het Capgemini IBX zakelijke netwerk en zijn competitieve reeks cloudgebaseerde inkoopoplossingen, heeft het bedrijf voor Capgemini gekozen als partner voor de inventarisatie van hun behoeften en het ontwerpen van hun e-inkoopsysteem. “We hebben gekozen voor het Capgemini IBX zakelijke netwerk omdat we wisten dat ze voor een zorgvuldige implementatie zorgdragen, van de eerste bijeenkomsten tot de implementatie, en daarin werden we niet teleurgesteld” – aldus Bertil Brink Pedersen, LEGO’s Directeur Corporate Finance - Procure to Pay, verantwoordelijk voor de implementatie van e-inkoop op alle niveaus.
 

De oplossing

De LEGO Groep heeft IBX Purchase-to-Pay als één enkel inkoopkanaal voor alle grote afdelingen wereldwijd ingevoerd. De heer Brink Pedersen benadrukt dat de nieuwe focus op inkoop tot een positieve verandering en nieuwe perspectieven binnen de organisatie heeft geleid:
 
“Het e-inkoopproject heeft zich bewezen als meer dan een systeem voor leveranciersbeheer en inkoopprocedures. Het heeft ons veel inzichten gegeven, waardoor we verder denken dan het systeem en ons op het proces richten. Het heeft ervoor gezorgd dat iedereen binnen de LEGO Groep ziet hoe positief verandering kan zijn en dat iedereen kan bijdragen door oude gewoontes door nieuwe en betere te vervangen.
 

Het resultaat

Pedersen benadrukt ook dat, naast het blootleggen van blinde vlekken binnen de organisatie en het bijdragen tot een beter inzicht in de behoeften en de slechte gewoontes, de doorgevoerde stroomlijning van de inkoop van de LEGO Groep voor tastbare resultaten heeft gezorgd: “Een verlaging van het aantal leveranciers met 38%, een verdubbeling van de inkoop-compliance en ruime steun van de werknemers voor het proces zijn voor mij allemaal aantoonbare successen.”

IBX Purchase-to-Pay heeft volgens Pedersen ook bijgedragen tot betere samenwerking tussen afdelingen: “Een sterk gevoel van verantwoordelijkheid bij de werknemers was een cruciale factor waardoor het is gelukt om inkoop voor iedereen inzichtelijker te maken. Ons bedrijf vormt meer dan ooit een eenheid, en dat is deels toe te schrijven aan de duidelijke voordelen van meer transparantie en overzicht in het inkoopproces. Wanneer het tot het bedrijf begint door te dringen dat efficiëntie en discipline in het inkoopproces leidt tot meer ruimte voor het creatieve proces, worden de muren tussen de afdelingen gesloopt en staan alle neuzen dezelfde kant op. Het is een zeer positieve cultuuromslag.”

“Voor de lange termijn streven wij naar een verdere verlaging van het aantal leveranciers met 50%, naleving van de inkooporder op alle facturen en een verdere integratie van het e-inkoopsysteem met de betalingsafdeling. We kunnen nu bijvoorbeeld een strikt beleid implementeren van alleen betaling bij levering. Voorheen wisten we niet zeker of de bestelde en betaalde goederen ook daadwerkelijk waren geleverd,” aldus Pedersen. Hij is optimistisch over de verdere ontwikkeling van het niet-aflatende streven van LEGO naar uitmuntendheid – zowel intern als als wereldwijde toonaangevende producent van kwaliteitsspeelgoed.