De regie nemen over inkoop in de bouwsector

| Succesverhaal

Skanska kiest Capgemini’s IBX zakelijk netwerk voor de complete levering van cloudgebaseerde e-inkoop en eSourcing, voor het leveranciersnetwerk en voor de professionele dienstverlening.
Internationaal bouw- en projectontwikkelingsconcern Skanska heeft met de invoering van IBX Purchase-to-Pay zijn inkoopprocessen verbeterd. De controle en coördinatie van de inkoop is aanzienlijk verbeterd en het gebruik van raamovereenkomsten is toegenomen van 15 tot 25 procent, een ongekend cijfer in de projectgerichte bouwsector. Momenteel wordt de helft van alle gecoördineerde inkoop (inclusief de door onderaannemers gekochte materialen) besteld in IBX Purchase-to-Pay.

De omstandigheden

Skanska wilde de voorwaarden scheppen voor een geautomatiseerd inkoopproces, van sourcing tot aan de betaalde factuur. Op dat moment werd slechts 15% van het inkoopvolume gecoördineerd (deels vanwege de focus op projecten van de bouwsector) en werd het inkoopproces grotendeels handmatig beheerd. De bedrijfsstrategie was kristalhelder: productiviteitsverhoging door als één enkel bedrijf op te treden en te profiteren van de schaalvoordelen. Het doel van de inkoopafdeling was om 50 procent van alle inkoop te coördineren en om nieuwe modernere inkoopprocedures in te voeren om op lange termijn kosten te besparen. “Inkoop is de grootste kostenpost bij Skanska, dus onze bijdrage aan de organisatie is aanzienlijk. We zijn begonnen met formuleren van een inkoopstrategie en een communicatieve visie” zegt Sandra Petersson, projectmanager van het Effect program, een van Skanska’s inkoop-initiatieven.

De oplossing

In het najaar van 2003, heeft Skanska Capgemini’s IBX zakelijk netwerk gekozen voor de complete levering van cloudgebaseerde e-inkoop en eSourcing, voor het leveranciersnetwerk en voor de professionele dienstverlening. Bij Skanska wilde men zijn energie in verandermanagement steken, dus de criteria waren functionaliteit, bewezen uitvoeringscapaciteit en levering op afroep, voor een snel rendement op de investering.

“De complete oplossing en de ruime ervaring van Capgemini met de implementatie van inkoopoplossingen was voor ons een doorslaggevende factor. Hierdoor konden we snel van start gaan en was er geen sprake van hoge ontwikkelingskosten” gaat Sandra Petersson verder.

Naast de gebruiksvriendelijkheid, fungeert IBX Purchase-to-Pay als een virtueel magazijn. Capgemini is verantwoordelijk voor het contentbeheer en de activering en aansluiting van Skanska’s leveranciers. Een obstakel van betekenis voor de bouwsector is de grote behoefte aan spot- en projectsourcing. IBX Purchase-to-Pay biedt een efficiënt spot-inkoopproces, waardoor Skanska onnodige uitgaven vastlegt die anders verloren zouden gaan. Kopers dienen online verzoeken in die zowel naar gecontracteerde als naar niet-gecontracteerde leveranciers gaan. De verzoeken worden herhaald tussen kopers en leveranciers voor een goede marktprijs en kwaliteit.

Capgemini heeft experts die weten wat belangrijk is voor het best mogelijke resultaat. Zij weten niet alleen alles van IT, maar ze zien ook business-kansen in het inkoopproces, aldus Sandra Petersson.

Het resultaat

Met IBX Purchase-to-Pay, kan Skanska samenwerken met onderaannemers en zo een gestandaardiseerd en beperkt assortiment goederen en diensten aanbieden die voldoen aan Skanska's hoge eisen. Hierbij was nauwe samenwerking met de leveranciers van essentieel belang om de kostenverlagingen te doen slagen. Zo hebben de betrokken partijen nieuwe vormen van samenwerking gevonden die ook bij de leveranciers tot stroomlijning hebben geleid.

De naleving is toegenomen en in het hele inkoopproces zijn de kosten verlaagd. Meer dan 50 procent van alle inkoop wordt nu via IBX Purchase-to-Pay gecoördineerd, waardoor controle en transparantie toenemen. Het inkoopvolume dat via raamovereenkomsten met leveranciers tot stand komt is gestegen tot 25% (was 15%) - een ongekend percentage voor de bouwsector.