Gemeente Hengelo zelflerende scansoftware voor de facturering

| Succesverhaal

Gemeente Hengelo zelflerende scansoftware voor de facturering
Verouderde software zonder support op de financiële administratie. Een wereld van verschil met het systeem dat nu de facturen scant en herkent

De prettige omgang met onze mensen en het inlevend vermogen beschouw ik als een grote succesfactor. Jan Wieffer,ICT-projectleider financiële systemen, Gemeente Hengelo

De situatie

De programmatuur die de gemeente Hengelo sinds enkele jaren gebruikte voor het verwerken van facturen, was hard toe aan een upgrade. Er waren storingen en er zat geen support meer op. Via leverancier Kofax kwam de gemeente bij Capgemini terecht. Capgemini wees direct op de uitgebreide mogelijkheden van Kofax Transformation Modules: een intelligent, zelflerend systeem, dat niet alleen scant, maar ook herkent.

De oplossing

Kofax Transformation Modules is haast een robot, met een herkenningspercentage van tussen de 80 en 90 procent. Hierdoor zijn steeds minder handmatige handelingen en controles nodig. Capgemini verzorgde de inrichting en de implementatie tot en met een uitgebreide werkinstructie aan de gebruikers.

Het resultaat

Een goed werkende omgeving, binnen budget gerealiseerd en volledig omarmd door de gebruikers. De financiële administratie hoeft aanzienlijk minder in te voeren. Wat ooit is ingevoerd, wordt automatisch herkend. Het betalingsproces binnen de organisatie verloopt sneller, met aanzienlijk minder fouten en leveranciers krijgen vlotter betaald. Het systeem is een belangrijke stap op weg naar volledig elektronisch factureren. Losse briefjes, rondslingerende mappen en zoekgeraakte facturen behoren definitief tot het verleden bij de Gemeente Hengelo.