Operationele inkoop met Deutsche Post DHL transformeren

| Succesverhaal

De technologieën, procesverbeteringen en outsourcingcapaciteit van Capgemini verbeteren in rap tempo de prestatie van de operationele inkoop van Deutsche Post DHL.

De omstandigheden

In 2011 had Deutsche Post DHL (DP DHL) er een prioriteit van gemaakt om de kosten per aankooptransactie in drie jaar tijd met 20% terug te brengen. De organisatie had inkooppersoneel verspreid over 35 locaties over de hele wereld, meerdere inkoopsystemen en maakte geen duidelijk onderscheid tussen sourcing en operationele inkoop. Het is dan ook niet vreemd dat dit gebrek aan standaardisatie en onderlinge afstemming leidde tot minder goede prestaties. DP DHL heeft naar aanleiding hiervan een nieuwe visie uitgedacht, namelijk het centraliseren van enkele dienstencentra die een zeer gestandaardiseerd en efficiënt inkoopproces van aanvraag tot inkooporder zouden uitvoeren in de 220 landen waar DP DHL actief is.

De oplossing

DP DHL heeft gekozen voor IBX Purchase-to-Pay als universeel wereldwijd inkoopkanaal en heeft dit gekoppeld aan twee interne e-inkoopsystemen: SAP SRM en Oracle iProcurement. IBX Purchase-to-Pay biedt een intuïtieve gebruikersinterface die te vergelijken is met webwinkels voor consumenten. Het helpt gebruikers om datgene te vinden waaraan ze behoefte hebben en tegelijkertijd worden ze geleid naar de producten en leveranciers die de voorkeur genieten. Deze gebruiksvriendelijke oplossing heeft (in combinatie met de efficiënte activering van leveranciers en de doorlopende verbetering van de catalogusinhoud) gezorgd voor een optimale dekking van de goederen en de best mogelijke gebruikerservaring. Een hoge acceptatie door de gebruikers was een cruciale factor voor het succes en binnen de beoogde categorieën werd wereldwijd een compliance op het gebied van inkoop bereikt van bijna 90%.

Deze oplossing maakt het mogelijk dat bij inkooporders van geringe waarde er niets meer handmatig hoeft te worden verwerkt en dat bij aanvragen van gemiddelde waarde er een efficiënt proces van directe betaling bestaat. De hoge mate van naleving heeft de automatiseringsgraad opgestuwd naar een niveau van 87% wereldwijd, waarbij Duitsland de kroon spande. Hier kwam in meer dan 98% van de gevallen er geen hand meer aan te pas.

DP DHL heeft gebruikgemaakt van de nieuwe technologie via de implementatie van wereldwijd gestandaardiseerde operationele procedures, stapsgewijze werkinstructies voor de inkoopcentra en zes op elkaar afgestemde prestatie-indicatoren voor alle wereldwijde inkoopactiviteiten. De operationele inkoop- en sourcingsactiviteiten zijn nu van elkaar gescheiden om het proces te stroomlijnen voor het verrichten van herhaalde taken om te komen tot specialisaties en efficiëntie.

Inkoop en ondersteuning zijn gecentraliseerd in een kleiner aantal wereldwijde locaties.
De operationele inkoop in de regio Azië-Pacific is uitbesteed aan het
BPO leveringscentrum van Capgemini in de regio Guangzhou in China, dat vijf verschillende tijdzones en zes landen voor zijn rekening neemt om ervoor te zorgen dat het contact met en de communicatie tussen medewerkers van DP DHL en externe leveranciers adequaat verloopt. De functies van de
oplossing van Capgemini omvatten een levering van inkooporderverwerking op basis van een SLA, directe betaling, een door de koper onderhouden catalogusbeheer en een helpdesk voor de gebruiker van het inkoopsysteem met eerstelijns ondersteuning waaronder beheer van zoekopdrachten.

Het resultaat

De hoge mate waarin de overeenkomst werd nageleefd, heeft ervoor gezorgd dat er weinig besparingen op de inkoop verloren zijn gegaan. De totale kosten van de inkoop zijn de afgelopen drie jaar met 14% teruggebracht en hebben ervoor gezorgd dat het algehele bedrijfsresultaat is verbeterd.

Tegelijkertijd is de productiviteit van de operationele inkoop met 57% verbeterd en worden er geen 12.000 maar 20.000 inkoopordernummers per FTE verwerkt. Het personeelsbestand van operationele inkoop is wereldwijd met 19% gekrompen, terwijl er meer werk is verzet. De gemiddelde kosten per inkoopordernummer (met inbegrip van de kosten van inkoopsystemen en het personeel) zijn in de periode van 2011 tot 2014 met 31% teruggebracht.