Wereldwijde implementatie van e-inkoop bij Ericsson

| Succesverhaal

Ericsson is erin geslaagd om aan de hand van gebruiksvriendelijke e-inkooptechnologieën hun inkoop in meer dan 100 landen te transformeren en een wereldwijde compliance van meer dan 90% op indirecte uitgaven te behalen.

De omstandigheden

Aan het begin van 2000 ontbrak het de Ericsson Groep, een van de toonaangevende internationale spelers op het gebied van telecommunicatieapparatuur en aanverwante diensten voor zowel aanbieders van mobiele als vaste telefonie, aan een echt efficiënte inkoopmethodiek. Binnen de Groep waren er een aantal lokale, zelfgemaakte oplossingen voor inkoop waaraan hoge kosten voor handmatige orders verbonden waren. Dit leidde tot enorme inkoopkosten, een situatie die het management absoluut wilde voorkomen.

Het management kwam tot de conclusie dat er te veel overbodige inkopen werden gedaan. Ze hadden de behoefte aan een hogere naleving van contracten en de mogelijkheid om het facturatieproces te stroomlijnen. Hierdoor was voor elke inkoop binnen de Groep een inkooporder nodig. Het management heeft om die reden als doel gesteld om een enkel gezamenlijk inkoopkanaal voor alle indirecte uitgaven op te zetten op basis van vier onderdelen: een proces, een platform, een systeem en een interface.

De oplossing

Om dit doel te verwezenlijken heeft Ericsson gekozen voor het IBX zakelijk netwerk van Capgemini en besloten het IBX Purchase-to-Pay te laten implementeren. In 2001 werd op mondiaal niveau aan de implementatie van deze module begonnen, waarbij Ericssonbedrijven uit meer dan 100 landen betrokken waren. Anders Paulsson, Director Sourcing bij Ericsson AB geeft hierover het volgende aan: “Capgemini was voor ons een voor de hand liggende keus. Gezien hun ervaring wisten we dat we met een gedegen partner zouden samenwerken aan de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe e-inkoopsysteem. We hebben er samen voor gezorgd dat het is verworden tot het wereldwijde succes van vandaag de dag.”

Betere prijs-kwaliteitverhouding

Volgens Anders Paulsson heeft de wereldwijde implementatie van e-inkoop geleid tot een positieve organisatorische verandering van Ericsson en kreeg het inkooppersoneel ook meer waardering. “Vroeger onderhandelde de inkoopafdelingen over de contracten en deden zij het beheer ervan. Ongeacht de waarde van het contract waren ze niet zichtbaar (en dus niet beschikbaar) voor eindgebruikers. Via het implementeren van IBX Purchase-to-Pay verschoven de afroepen van de inkoopafdelingen naar de eindgebruikers. Op deze manier werden de afroepen geleid naar de leveranciers die de voorkeur genieten. In combinatie met de overdracht van de operationele ondersteuning naar Shared Service Centers, leidde dit tot meer tijd en middelen voor de inkoper, zodat deze een meer strategisch gerichte aanpak kon aanhouden bij het onderhandelen over en actualiseren van contracten. Het werd inzichtelijk gemaakt dat via e-inkoop er op elke transactie geld kon worden bespaard, de uitgaven konden worden beheerst en er grotere kostenbesparingen mogelijk waren. De inkoopafdeling speelde voor het management een grotere rol van betekenis bij het behalen van financiële doelstellingen.”

Een wereldwijde implementatie

Het was belangrijk dat Ericsson op wereldwijd niveau over alle afroepen van indirecte uitgaven en serviceverlenende functies kon beschikken. Anders Paulsson vervolgt: “Dit is waar Capgemini om de hoek kwam kijken en hun vaardigheden en ervaring eer aan heeft gedaan. Aan het begin bestond onze leverancierscatalogus uit een enorme hoeveelheid producten. Het is echter niet de omvang van de catalogus die er toe doet, maar het is juist belangrijk dat de inhoud klopt en voor ons relevant is. Capgemini heeft er heel veel energie in gestoken om ervoor te zorgen dat de catalogus die producten bevatte die we nodig hadden. IBX Purchase-to-Pay heeft hier ook een belangrijke bijdrage aan geleverd, omdat de module de inkoper een aantal criteria laat stellen aan de leverancier. IBX Purchase-to-Pay is gebruiksvriendelijk en heeft een geweldige functionaliteit.”

Veranderingsmanagement is altijd een punt wanneer er een gemeenschappelijk systeem wereldwijd wordt geïmplementeerd. Anders Paulsson vervolgt: “Het project moet op de juiste manier worden aangepakt en hierbij moet ervoor worden gezorgd dat de mensen die beschikken over de juiste vaardigheid het systeem op correcte wijze implementeren. Een andere kwestie is taal en cultuur. De gebruiken en handelspraktijken tussen landen zijn onderling verschillend en hangen in sommige gevallen af van de volwassenheid van de markt. IBX Purchase-to-Pay dicht deze gaten.”

Anders Paulsson benadrukte verder nog dat de toegenomen volwassenheid van de IT in de afgelopen jaren eraan heeft bijgedragen dat IBX Purchase-to-Pay positiever werd ontvangen, maar dit ging ook gepaard met hoger gestelde eisen aan en verwachtingen van het systeem. “Voorheen was er sprake van een hoge tolerantie. Nu worden er hogere eisen aan het systeem gesteld voor zowel applicaties als gebruiksvriendelijkheid. Tegenwoordig is de tolerantie nul. Aan het begin werden we gedwongen om het systeem door de organisatie heen te krijgen, maar dankzij de gebruiksvriendelijkheid van BX Purchase-to-Pay wordt het nu ruim gedragen door de organisatie.”