Papierloos vergaderen met iBabs

Vergaderen betekent meer dan alleen een bespreking op zich. Vaak bent u nog meer tijd kwijt aan het maken van afspraken en het ordenen, mailen, printen en lezen van documenten. iBabs maakt dit alles een stuk efficiënter. Door jarenlange ervaring met bestuurlijke besluitvorming, de bijbehorende besprekingen en ondersteuning van secretariaten weten we immers precies wat u nodig heeft. De oplossing is een simpele app die uw vergaderingen eenvoudiger, inhoudelijker én milieubewuster maakt. Het enige wat u nodig heeft, is een tablet of laptop en internet.

Papierloos vergaderen met iBabs - Video

Simpel plannen

Het wordt u al makkelijk gemaakt vanaf de start. iBabs biedt namelijk een overzichtelijke en geautomatiseerde agenda die naadloos aansluit bij het agendaprogramma van uw huidige mailsysteem.
 
Vergaderingen die altijd op dezelfde locatie en hetzelfde tijdstip plaatsvinden, hoeven slechts eenmaal ingevoerd te worden; deze gegevens kunt u simpelweg hergebruiken.
 
De benodigde documenten zijn op elk moment aan de gewenste agendapunten te koppelen en worden automatisch in PDF omgezet. Deze stukken zijn vervolgens simpel voor de juiste personen te autoriseren.
 

Eenvoudig voorbereiden

De stapel papieren die u normaal gesproken door moet spitten, maakt plaats voor uw tablet. Alles wat u nodig heeft om de vergadering voor te bereiden, staat immers bij het juiste agendapunt. U kunt hier zelf documenten en aantekeningen aan toevoegen, die u weer met collega’s deelt. Een pak papier met geeltjes ertussen is hiermee verleden tijd. U scrolt gewoonweg door de stukken heen of u gebruikt de zoekfunctie. Met iBabs werkt u dus veel efficiënter: een vergadering voorbereiden kan op elk moment en waar u maar bent.

Soepel vergaderen

Met iBabs bent u dus minder tijd kwijt aan de voorbereiding én de samenwerking met collega’s wordt vergemakkelijkt. Wanneer u iBabs opent ziet u direct de agenda met de betreffende agendapunten en bijbehorende documenten. Zo hebben de betrokken personen altijd de juiste versies bij de hand, waardoor de vergadering puur over de inhoud zal gaan. Bovendien kunnen vooraf of tijdens het vergaderen actiepunten op naam worden gezet en besluiten worden geregistreerd. Wanneer u de deur achter u dichttrekt, hoeft er niets meer uitgewerkt te worden. De gemaakte afspraken en besluiten zijn altijd weer terug te lezen.
 

Vele klanten gingen u al voor

Ruim 150 gemeentelijke instellingen maken inmiddels gebruik van papierloos vergaderen met iBabs. Daarnaast rekenen we ook 14 ministeries, 20 waterschappen en diverse provincies tot onze klantenkring. In toenemende mate wordt iBabs verder gebruikt in ondermeer het onderwijs en de zorg, bij grote uitvoeringsinstanties en binnen het corporate bedrijfsleven.
 

Wat onze klanten over iBabs zeggen …

“iBabs ondersteunt fantastisch, is zeer gebruiksvriendelijk en kent een transparante kostenstructuur. Bovendien worden we keer op keer getrakteerd op interessante updates.”
 
Jos van der Werf, ICT-manager woningcorporatie Zeeuwland
 
 
“Bij UWV wordt regelmatig gevoelige informatie gedeeld, daarom is het heel prettig om te weten dat je die informatie in een veilig domein plaatst. iBabs waarborgt die veiligheid en de tool is tijd-, geld- én milieubesparend!”
 
Rolf Mol, Manager Inkoop UWV
 
 
“Op onze vraag naar een veilige manier om vergaderprocessen eenvoudiger te laten verlopen, is iBabs het antwoord. Het systeem is heel prettig om mee te werken. Het is overzichtelijk, alle stukken staan in één app en iedereen kan altijd alles terugvinden. Daarnaast kan men tegelijkertijd dezelfde documenten raadplegen; zelfs als die nét voor de vergadering nog aangepast zijn.”
 
Jan-Joost van Walsum, Manager Bedrijfsvoering IFM, Universitair Medisch Centrum Groningen
 
 
“Ik ben heel tevreden over iBabs. Het scheelt een hoop geprint en het biedt veel voordelen voor de manager. Je hebt alles meteen bij de hand en geen gesjouw meer met pakken papier! Ik wil zeker niet meer terug naar hoe het eerst was.”
 
Karin Rollé, directiesecretaresse bij UWV
 
 
“iBabs is perfect voor het secretariaat. Het is overzichtelijk en scheelt ons heel veel werk. We maken vergaderagenda’s hangen er de juiste documenten aan en houden de agenda’s van een aantal personen bij in het systeem. Ik ben inclusief het doorzetten hooguit een kwartiertje bezig met een nieuwe vergaderagenda.”
 
Esther Bazuin, secretaresse bij Universitair Medisch Centrum Groningen

Snel beginnen

Of u nu een tablet of laptop gebruikt, iBabs is platform onafhankelijk en is zo gebruiksvriendelijk dat u zonder hulp van IT meteen aan de slag kunt. Bovendien draait het systeem bij het beveiligde datacenter van iBabs dat de ISO 27001certificering heeft. Mocht er toch behoefte zijn aan uitleg, krijgt u een korte training waarna u direct kunt beginnen.
 

iBabs ervaren

Nieuwsgierig geworden naar iBabs? Download iBabs en ervaar direct hoe eenvoudig iBabs werkt. Of neem contact met ons op, we komen graag bij u langs voor een vrijblijvende demonstratie.
 
Heeft u interesse in papierloos vergaderen en iBabs, neem dan contact op met:
 
Mart Mulder, contractmanager iBabs,
Mobiel: 06 53 47 03 79
Email: mart.mulder@capgemini.com.
Gerelateerd