Risicogestuurd werken voor Omgevingsdiensten binnen handbereik

Geef inspecteurs de beschikking over de juiste ICT-tools voor effectieve vergunningverlening, toezicht en handhaving

De wereld van de vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) waarin Omgevingsdiensten opereren is complex. De negenentwintig afzonderlijke Omgevingsdiensten die vanaf 2010 in Nederland zijn opgericht werken met vele ketenpartners, zijn verschillend georganiseerd en de ICT-tools die ze gebruiken zijn volop in ontwikkeling. Vanaf dag één werd van de diensten verwacht dat zij efficiënt functioneren, terwijl ze zich tegelijkertijd geconfronteerd zagen met gemeentelijke bezuinigingen. Een overstap van traditioneel toezicht naar risicogestuurd toezicht was onvermijdelijk voor een effectieve afhandeling van VTH-taken. Optimaal risicogestuurd werken is daarbij het streven, maar dan is adequaat gebruik van ICT-systemen wel van groot belang.

Nederland kent sinds 2010 negenentwintig Omgevingsdiensten (OD’s) – ook wel regionale uitvoeringsdiensten genoemd – die zijn belast met toezicht, handhaving en vergunningverlening op milieugebied. De OD’s zijn opgericht omdat veel gemeenten te klein bleken voor adequaat toezicht en handhaving. De diensten fungeren als back offices voor gemeenten en provincies, die eigenaar en opdrachtgever zijn, en bieden daarnaast ook direct diensten aan bedrijven en particulieren.

 

Uitdagingen

In hun prille bestaan zijn de Omgevingsdiensten al geconfronteerd met verschillende uitdagingen: bezuinigingen, organisatorische aanpassingen, verouderde apparatuur en informatievoorziening en de omslag naar een nieuwe vorm van toezicht houden. Inspecteurs waren bijvoorbeeld overgeleverd aan bestaande controlesystemen van gemeenten waarvan de apparatuur vaak niet kon worden geoptimaliseerd en gegevens geactualiseerd. Zo kon het gebeuren dat een inspecteur volgens zijn activiteitenlijst een controle moest uitvoeren bij een bedrijf dat in werkelijkheid al failliet was of verhuisd. Een simpele aanpassing in het systeem had kunnen voorkomen dat de inspecteur voor een dichte deur stond.

Ook ontbrak het de OD’s aan een centrale informatievoorziening voor informatie-uitwisseling met andere overheidsorganisaties. Een informatieverzoek van het Openbaar Ministerie kwam bijvoorbeeld via de e-mail binnen bij een administratief medewerker die verantwoordelijk was voor de verdere afhandeling. Het kwam regelmatig voor dat onjuiste, onvolledige of juist onnodig veel informatie werd doorgegeven. Bovendien maakte men gebruik van e-mail om gevoelige informatie te versturen.  Daarnaast werkten de inspecteurs locatiegebonden, wat inhoudt dat één inspecteur verantwoordelijk was voor de controle van hetzelfde bedrijventerrein met een toezichtprotocol. Een inspecteur deed zijn ronde over het bedrijventerrein, maakte aantekeningen en foto’s en voerde die informatie op kantoor handmatig in in het handhavingsysteem. Bij gebrek aan een eenduidige digitale checklist werden de bedrijven die gevestigd zijn in verschillende plekken in de regio geconfronteerd met verschillende inspecteurs en dus ook met verschillende interpretaties.

Om als OD effectiever te kunnen werken, werd steeds duidelijker dat er optimaal gebruik zou moeten kunnen worden gemaakt van de informatie die al binnen handbereik is. Tegelijkertijd bood deze ontwikkeling een ideale kans om een slag te maken in een nieuwe vorm van toezicht houden: het risicogestuurd toezicht.

 

Van traditioneel naar risicogestuurd toezicht

Vanaf het ontstaan werkten de Omgevingsdiensten grotendeels vanuit traditioneel toezicht waarbij tijdens inspecties alle vergunningen van een bedrijf tegen het licht worden gehouden. Dit is een intensief proces en kost zowel het bedrijf als de inspecterende organisatie veel tijd en geld. Daarom is gekozen om een overstap te maken naar risicogestuurd toezicht, een vorm van toezicht die in het vorige decennium in zwang is geraakt. Bij risicogestuurd toezicht wordt gekeken bij welke bedrijven de kans op slechte naleving van wet- en regelgeving het grootst is. Bedrijven die aantonen te voldoen aan de eisen hoeven minder controles te ondergaan en andersom worden bedrijven die in het verleden vaker overtredingen hebben begaan extra in de gaten gehouden.

 

Effectieve VTH met de juiste ICT-tools

In de afgelopen jaren zijn er binnen de Omgevingsdiensten al veel stappen gezet om effectiever te kunnen werken. Toch liggen er, zoals ook blijkt uit een gesprek dat wij hadden met dhr. Coopmans (projectleider voor het opdrachtgeverschap OD’s bij de Provincie Gelderland), in de nabije toekomst nog veel kansen voor intelligentere systemen die de informatievoorziening voor inspecteurs beter faciliteren.

Met duidelijke richtlijnen voor de manier waarop gekeken wordt naar het gedrag van een overtreder, kan worden toegewerkt naar Level Playing Field.

Om de inspecteurs minder plaats- en tijdsgebonden te laten werken moeten de ICT-tools op de juiste manier worden ingericht en afgestemd. Daarbij zou rekening moeten worden gehouden met de volgende aspecten:

  • Inzicht in geleverd werk en workload met planningstool, zodat gewerkt kan worden met een productencatalogus voor ketenpartners voor een adequate bedrijfsvoering en managementinformatie.
  • Het maken van afspraken met ketenpartners (en klanten) over hoe en wanneer informatie wordt uitgewisseld. In het meest ideale scenario gebeurt dit middels een automatische koppeling met bijv. Inspectieview Milieu, basisregistraties en het Omgevingsloket.
  • Inspecteurs hebben plaats- en tijdsonafhankelijke toegang tot actuele en betrouwbare (inrichtingen)informatie op een efficiënte en gebruiksvriendelijke (cloud) applicatie.
  • De systemen moeten flexibel genoeg zijn om met organisatieveranderingen mee te bewegen bijv. modulair systeemopbouw.

 

Auteurs:

Max Cals – Consultant publieke sector bij Capgemini

Ruigi Olmberg – Business Consultant bij Capgemini